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Politique sur le partage des coûts pour les accords de subventions et de contributions non remboursables

Affaires mondiales Canada
Juillet 2019

1 Objectifs

1.1 La Politique sur le partage des coûts pour les accords de subventions et de contributions non remboursables vise à accroître la clarté, la transparence et la prévisibilité lors de l’application des exigences en matière de partage des coûts pour le Ministère, les demandeurs et les bénéficiaires.

1.2 La Politique sur le partage des coûts précise le pourcentage, les types et les sources de contributions que le Ministère acceptera en tant que partage des coûts. Elle décrit également les exigences en matière de responsabilisation, d’évaluation, de conformité, de surveillance et de rapports.

2 Champ d’application

2.1 La Politique sur le partage des coûts s’applique à tous les accords de subventions^{Notes de bas de page 1} et de contributions non remboursables approuvés par le Ministère qui sont associés à l’aide internationale.

2.2 Cette politique ne remplace pas les Modalités qui s’appliquent aux programmes sur le développement, les affaires étrangères ou le commerce.

3 Date d’entrée en vigueur

3.1 La Politique sur le partage des coûts entre en vigueur le 1er octobre 2018 et s’applique à toutes les nouvelles demandes de financement reçues à compter du 1er avril 2019.

3.2 Cette politique pourrait être révisée, au besoin.

4 Paramètres

4.1 Types de partage des coûts

4.1.1 La Politique sur le partage des coûts permet de contribuer au partage des coûts, en espèces et/ou en nature^{Notes de bas de page 2}, seulement pour des coûts de projet admissibles^{Notes de bas de page 3}. Toute combinaison de contributions en espèces et/ou en nature est acceptable.

4.1.2 Les contributions au partage des coûts du bénéficiaire peuvent provenir de sources canadiennes et/ou internationales. Dans tous les cas, les contributions doivent provenir de sources vérifiables afin de garantir, au besoin, la vérification des contributions par le Ministère.

4.2 Sources de partage des coûts

4.2.1 La contribution au partage des coûts peut être fournie par le bénéficiaire^{Notes de bas de page 4} et/ou d’autres sources, y compris d’autres organisations de la société civile, d’autres donateurs ou organisations internationales, des gouvernements^{Notes de bas de page 5} d’autres pays, des institutions régionales ou des organisations du secteur privé.

4.2.2 Le bénéficiaire peut recevoir des fonds d’autres sources, y compris des fonds recueillis pour le parrainage d’enfants, mais il doit tenir des dossiers pour prouver qu’il a informé ses bailleurs de fonds que les dons pourraient être utilisés comme partage des coûts pour soutenir des programmes d’aide internationale plus vastes. Ces dossiers doivent pouvoir être fournis sur demande au Ministère.

4.2.3 Le financement reçu du gouvernement fédéral canadien ne peut être utilisé aux fins des contributions au partage des coûts.

4.2.4 Les contributions des bénéficiaires ultimes d’un projet ne peuvent être prises en compte dans le partage des coûts du bénéficiaire. Dans le contexte de la présente politique, on entend par « bénéficiaires ultimes » les personnes ou les organisations bénéficiant directement du projet.

5 Responsabilisation

5.1 La contribution au partage des coûts doit faire l’objet d’une reddition de compte par le bénéficiaire avec lequel le Ministère a signé l’accord.

5.2 Les contributions en espèces admissibles provenant d’autres sources doivent transiter par les comptes d’un signataire de l’accord, à moins qu’une justification adéquate n’ait été fournie et acceptée par le Ministère.

6 Pourcentage

6.1 Un taux minimum de partage des coûts de 5 % sera exigé pour tous les projets d’aide internationale, à moins d’indication contraire dans les Modalités d’un programme particulier. Les exemptions sont énoncées à l’annexe 2.

6.2 Toute exemption qui n’est pas mentionnée à l’annexe 2 doit être justifiée dans les documents d’approbation à titre exceptionnel.

7 Évaluation

7.1 Le pourcentage de partage des coûts énoncé dans la présente politique est un seuil minimal. Toutefois, les bénéficiaires sont encouragés à dépasser ce minimum autant que possible.

7.2 Le demandeur ne recevra aucun financement s’il n’inclut pas le partage des coûts minimum requis dans sa demande ou s’il est jugé incapable de contribuer au partage des coûts minimum requis par la Politique sur le partage des coûts.

7.3 La contribution au partage des coûts doit correspondre à la juste valeur^{Notes de bas de page 6} pour les contributions en espèces ou en nature plutôt qu’à la juste valeur marchande.

8 Surveillance et rapports

8.1 Le bénéficiaire doit rendre compte de toutes les contributions au partage des coûts^{Notes de bas de page 7} provenant de sources admissibles.

8.2 Les contributions au partage des coûts seront surveillées par le Ministère tout au long de la durée du projet.

8.3 Les contributions au partage des coûts doivent être identifiables, vérifiables, transparentes et auditables pendant et après la période du projet.

9 Conformité

9.1 Avant de signer l’accord, le Ministère se réserve le droit de vérifier si le bénéficiaire est en mesure de contribuer financièrement au partage des coûts proposé.

9.2 Le Ministère se réserve le droit, en l’absence de justification adéquate, de prendre une ou plusieurs mesures si le bénéficiaire ne contribue pas au partage des coûts requis. Il peut notamment :

• demander au bénéficiaire de verser le montant dû de sa part des coûts;
• retenir des sommes sur tout paiement;
• mettre fin à l’accord ou en modifier les conditions.

10 Définitions ^{Notes de bas de page 8}

• Bénéficiaire : Signataire(s) de l’instrument financier.
• Bénéficiaire(s) ultime(s) : Population(s) et organisation(s) dans le(s) pays qui bénéficie(nt) directement du projet.
• Contribution en nature : Contribution non monétaire au projet prenant la forme de biens ou de services auxquels on peut attribuer une valeur et qu’il aurait fallu autrement acheter et payer pendant le cycle de vie du projet pour obtenir les résultats escomptés.
• Coûts admissibles : Coûts directs liés à la mise en œuvre du projet, comme les coûts des salaires et des déplacements, qui sont énoncés dans le budget approuvé. Les coûts admissibles dépendent de la nature exacte du projet et peuvent varier d’un projet à l’autre. Certains coûts pourraient être jugés non essentiels à l’obtention des résultats escomptés et ne seraient donc pas admissibles à un remboursement.
• Juste valeur : Méthodologie fondée sur une valeur qui peut être attribuée à un service ou à un actif, en excluant la marge bénéficiaire et les frais indirects.
• Juste valeur marchande : Méthodologie qui inclut la notion de profit et est définie comme la valeur établie et convenue par deux parties consentantes dans un marché où il peut y avoir librement de la concurrence.
• Partage des coûts : Contribution en espèces ou en nature où les coûts du projet sont partagés entre les parties concernées selon une formule convenue.

Annexe 1 : Contributions en nature pour les accords de subventions et de contributions non remboursables

1 But

Fournir des renseignements et établir des principes concernant les types et l’estimation des contributions en nature admissibles.

2 Admissibilité

Pour être acceptée et reconnue, une contribution en nature doit :

• être directement liée à la mise en œuvre du projet (en d’autres termes, le bien ou le service aurait autrement été acheté pour atteindre les résultats souhaités du projet);
• être offerte gratuitement^{Notes de bas de page 9} ;
• être fondée sur la juste valeur^{Notes de bas de page 10} plutôt que sur la juste valeur marchande;
• être identifiable, vérifiable et auditable tout au long du cycle de vie du projet;
• ne pas être payée à même le financement d’un projet du Ministère ou d’autres sources du gouvernement fédéral.

2.1 Services de bénévoles

La valeur attribuée au service d’un bénévole doit être déterminée en fonction du taux de rémunération associé à des services équivalents dans des conditions de travail similaires.

Lorsque les services sont offerts en nature par les employés du bénéficiaire, celui-ci devra démontrer que ces employés sont en congé non payé.

2.2 Installations et actifs

Lorsque la contribution en nature du bénéficiaire prend la forme de biens consommables, d’installations ou d’actifs d’une valeur totale supérieure à 200 000 $, le Ministère doit confirmer l’évaluation de la contribution en nature avant la signature de l’accord.

Lorsque la valeur est inférieure à 200 000 $, la contribution en nature ne sera pas acceptée par le Ministère.

2.3 Points des programmes de fidélisation ou équivalents

L’utilisation de points de fidélité ou l’équivalent pour voyager est acceptable à condition que le tarif le plus bas soit utilisé ainsi que l’itinéraire le plus direct au moment de la réservation.

3 Évaluation

L’organisation est responsable d’identifier, d’évaluer et de valider ses contributions en nature, à l’aide des critères d’admissibilité ci-dessus. Cette évaluation sera examinée par le Ministère projet par projet.

Annexe 2 : Paramètres de partage des coûts