Questions et réponses - Lignes directrices sur l’admissibilité des dépenses possibles pour la COVID 19

Mise à jour : 16 avril 2021

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Application des flexibilités

  • Question 1 : Le Guide sur l’admissibilité des dépenses possibles pour la COVID 19 s’applique-t-il à toutes les organisations qui mettent en œuvre des projets financés par Affaires mondiales Canada (AMC)?

    Le Guide sur l’admissibilité des dépenses possibles pour la COVID 19 ne s’applique pas à tous les programmes d’AMC; il s’applique seulement aux organisations bénéficiaires qui gèrent des projets opérationnels financés par un accord de contribution dans le cadre du Programme d’aide au développement international. Si une organisation applique ses politiques internes ou choisit de bénéficier d’un autre programme d’aide lié à la COVID 19, les coûts énumérés dans le guide pourraient ne pas être admissibles à un remboursement. Pour les autres programmes de paiement de transfert d’AMC, les organisations bénéficiaires doivent communiquer avec leur équipe de gestion de projet d’AMC respective.

  • Question 2 : Le guide s’applique-t-il aux subventions?

    Le guide s’applique seulement dans le contexte des accords de contribution dans le cadre du Programme d’aide au développement international. Puisque que les subventions sont des paiements de transfert sans condition, les organisations financées par des subventions devraient utiliser leurs propres politiques internes.

  • Question 3 : Le guide s’applique-t-il aux contrats?

    Le guide s’applique seulement aux accords de contribution dans le cadre du Programme d’aide au développement international. Les contracteurs devraient se référer aux politiques sur les marchés de Services publics et Approvisionnement Canada et d’AMC. De plus amples renseignements sont disponibles sur les sites Web de  et .

  • Question 4 : Le guide s’applique-t-il exclusivement aux personnes ou aux organisations canadiennes? 

    Le guide s’applique à toutes les organisations bénéficiaires qui ont signé des accords de contribution avec AMC dans le cadre du Programme d’aide au développement international, et qu’à leurs employés (et les personnes à charge), les volontaires, les stagiaires et les étudiants. Cela comprend les personnes et les organisations canadiennes et non canadiennes.

  • Question 5 : Le guide s’applique-t-il aux sous-traitants ou aux consultants de l’organisation bénéficiaire?

    Pour mettre en œuvre leurs projets, les organisations bénéficiaires peuvent avoir signé des sous-contrats avec des sous-traitants (y compris des consultants). Les modalités de ces instruments sont celles des organisations bénéficiaires (y compris leurs politiques et règles internes). Par conséquent, d’un point de vue juridique, toutes dépenses extraordinaires mentionnées dans le guide et encourues par les sous-traitants ou les consultants de l’organisation bénéficiaire ne seraient pas admissibles au remboursement par le financement d’AMC. Cependant, étant donné le contexte de la crise de la COVID 19, le programme peut déterminer l’admissibilité au cas par cas. Les organisations bénéficiaires doivent contacter leur équipe de gestion de projet d’AMC respective et tenir compte de chaque sous-traitant ou consultant ayant un lien avec le projet.

  • Question 6 : Le guide s’applique-t-il aux partenaires locaux des organisations bénéficiaires?

    Pour mettre en œuvre leurs projets, les organisations bénéficiaires peuvent avoir signé des accords auxiliaires avec des partenaires locaux. Dans ce cas, les dispositions du guide (comme les salaires des employés locaux des partenaires et les frais de bureau locaux) sont applicables. Les organisations bénéficiaires doivent discuter des coûts de projet prévus avec leur équipe de gestion de projet d’AMC respective, tout en tenant compte que plusieurs donateurs pourraient financer le ou les partenaires locaux.

  • Question 7 : Pourquoi le guide fait-il référence au Guide de l’assistance technique et comment est-ce que ça s’applique dans le contexte de la COVID 19?

    Le Guide de l’assistance technique sert déjà de référence pour les montants maximaux admissibles dans diverses catégories d’avantages offerts par les organisations bénéficiaires aux individus assignés à un projet financé par AMC.

    Dans le contexte de la crise de la COVID 19 en particulier, certaines dispositions ont été étendues à titre exceptionnel pour couvrir les coûts de rapatriement et, s’il y a lieu, la réinstallation subséquente des volontaires, des stagiaires et des étudiants. Cette approche a été jugée la plus pratique étant donné que la vaste majorité des organisations bénéficiaires connaissent déjà bien le Guide de l’assistance technique, qui permet d’établir les limites pour les indemnités admissibles, tout en considérant le coût de la vie dans les pays où le Canada entreprend le développement international. Il est important de noter qu’en aucun cas les indemnités décrites dans le chapitre 4 : Voyage – Réinstallation et le chapitre 11 : Évacuation d’urgence non médicale soient applicables conjointement.

  • Question 8 : La marge de souplesse offerte par le guide est-elle applicable seulement aux coûts liés à la crise de la COVID 19?

    La souplesse supplémentaire offerte par le guide est applicable seulement aux coûts et aux modifications d’accords de contribution liés à la crise de la COVID 19. Le guide ne peut pas être utilisé si aucun lien de cause à effet entre la crise de la COVID 19 et les activités du projet ne peut être établi.

    Il est de la responsabilité de l’équipe de gestion de projet d’AMC de s’assurer que toute marge de souplesse accordée aux organisations bénéficiaires selon le guide soit bien documentée.

  • Question 9 : Les organisations bénéficiaires peuvent-elles être remboursées conformément au guide ainsi qu’aux autres mesures par le gouvernement, le cas échéant?

    Les organisations bénéficiaires doivent être transparentes quant à la manière dont elles atténuent les répercussions financières de la crise de COVID 19 sur la mise en œuvre des projets financés par AMC. Dans les cas où certains coûts peuvent être admissibles au soutien financier de plusieurs mesures et sources (par exemple, le salaire des employés de l’administration centrale, des employés en affectation à long terme et des employés locaux), les organisations doivent s’assurer que ces coûts admissibles ne sont remboursés que par une seule source de fonds gouvernementaux (fédéral, provincial ou municipal) ou par d’autres fonds de donateurs. Les organisations bénéficiaires sont également responsables de signaler à AMC tous les fonds qu’elles reçoivent de diverses mesures d’urgence et des programmes gouvernementaux liés à la COVID 19. AMC se réserve le droit de vérifier les montants reçus et les coûts réclamés liés à ces mesures et à ces programmes.

Dépenses admissibles

  • Question 10 : Est-ce que les trousses de sécurité et l’équipement de protection individuelle sont des coûts admissibles?

    Les coûts raisonnables liés aux trousses de sécurité de base utilisées aux fins de rapatriement sont admissibles et seront remboursés avec les reçus justificatifs. Dans de telles circonstances, il s’agirait de masques et de gants.

    L’équipement de protection individuelle fourni aux fins de l’exécution du projet (par exemple, au personnel du projet travaillant dans un rôle avec le public, aux bénévoles, aux bénéficiaires, aux participants directement impliqués dans les activités du projet et des formations, etc.) peut être considéré comme une dépense admissible du projet. Par contre, l’organisation bénéficiaire doit obtenir au préalable l’approbation écrite de l’équipe de gestion de projet à AMC, et les documents justificatifs doivent être conservés dans le dossier du projet.

  • Question 11 : Que signifie « coûts supplémentaires »?

    Un coût supplémentaire est tout nouveau coût, ou toute augmentation d’un coût existant, découlant des circonstances actuelles dues à la pandémie de COVID 19. Par exemple, si une organisation a un abonnement existant à un service de téléconférence, cette dépense serait considérée comme un coût indirect (frais généraux) et ne serait pas une dépense admissible de projet. Cependant, si l’organisation doit mettre à niveau son abonnement pour permettre à un plus grand nombre d’employés de participer au service de téléconférence, le coût pour mettre cet abonnement à niveau serait considéré comme un coût additionnel et pourrait être une dépense admissible de projet. Pour que les coûts additionnels soient considérés comme des dépenses admissibles de projet, l’organisation bénéficiaire doit obtenir au préalable l’approbation écrite de l’équipe de gestion de projet à AMC et fournir les documents nécessaires (pièces justificatives), qui doivent être conservés dans le dossier du projet.

  • Nouveau Question 12 : Les coûts de quarantaine et d’auto-isolement sont-ils admissibles? Si oui, quels types de dépense sont inclus et à qui sont-ils applicables?

    Les coûts raisonnables liés à la quarantaine ou à l’auto-isolement obligatoire pour les employés du projet (y compris les employés à l’administration centrale d’une organisation, les employés affectés à long terme et les employés locaux) et les personnes à leur charge, ainsi que les volontaires, les stagiaires et les étudiants qui ne peuvent pas faire la quarantaine dans leur ville de résidence, étaient considérés comme des coûts uniques qui étaient seulement admissibles dans le contexte du rapatriement initial des personnes au début de la pandémie. Les moyens de compensation pour ces coûts sont expliqués dans le chapitre 11 du Guide de l’assistance technique d’AMC (par exemple, pour l’hébergement, les indemnités de repas et les faux frais).

    Les coûts liés à la quarantaine et à l’auto-isolement dans le contexte de la reprise des voyages liés au projet par le personnel et les volontaires ne sont pas considérés comme des coûts de projet admissibles. De plus, dans tous les cas où des membres du personnel ou des volontaires auraient besoin d’être rapatriés de nouveau après avoir repris les voyages liés au projet dans le contexte de la pandémie, les coûts de quarantaine et d’auto-isolement qui y sont liés ne peuvent pas être considérés comme des coûts admissibles du projet.

  • Nouveau Question 13 : Le guide exige-t-il une date butoir pour l’admissibilité des dépenses engagées liées au rapatriement des employés et de leurs personnes à charge, des volontaires, des stagiaires et des étudiants?

    Les coûts liés au rapatriement ne sont admissibles qu’une seule fois et avant le 31 mars 2021 pour le rapatriement initial du personnel du projet et des personnes à leur charge, des volontaires, des stagiaires et des étudiants. Les organisations bénéficiaires doivent continuer de tenir compte de leurs responsabilités en matière de devoir de diligence raisonnable, des mesures prises par le gouvernement canadien et les gouvernements locaux (telles que la fermeture des frontières) et des annonces publiques pour orienter leurs décisions.

Volontaires

  • Question 14 : Si les volontaires peuvent continuer leur travail sur le projet après avoir été rapatriés, est-ce que la valeur estimative de ces volontaires, déjà établie pour le partage des coûts de l’organisation, peut continuer d’être reconnue comme une contribution en nature de leur part?

    Si les volontaires sont en mesure de continuer à travailler sur les activités du projet après avoir été rapatriés, les organisations sont encouragées à soumettre une demande à AMC pour changer le statut de ces volontaires à « volontaire en ligne ». Ces demandes seront traitées individuellement, en fonction de la manière dont ces ententes contribuent à l’atteinte des résultats du projet et pour s’assurer que la contribution en nature de l’organisation est toujours valide.

    Dans les cas où la contribution en nature au partage des coûts de l’organisation bénéficiaire est limitée à cause de la COVID 19, l’équipe de gestion de projet d’AMC a la souplesse de réviser les obligations de la contribution en nature au partage des coûts. Bien que ces décisions ne déclenchent pas une modification de l’accord de contribution, la justification à l’appui doit être bien documentée avec des échanges de courriel, par toutes les parties.

  • Révisée Question 15 : Si un volontaire peut continuer son travail sur le projet après avoir été rapatrié, l’organisation bénéficiaire continuera-t-elle à recevoir la compensation de 12 % sur la valeur quotidienne réputée de 200 $ CA par jour pour les frais généraux?

    À compter du 1er janvier 2021, les organisations bénéficiaires peuvent recevoir une indemnité de frais généraux de 12 % sur la valeur quotidienne réputée de 200 $ CA par jour pour les volontaires qui travaillent temporairement à distance. À titre temporaire, AMC étend cette disposition aux volontaires nationaux, Sud-Sud et canadiens travaillant à distance.

    Pour que l’organisation bénéficiaire soit admissible à l’indemnité temporaire de frais généraux, cette indemnité doit être appliquée les jours où les volontaires à distance nationaux, Sud-Sud et canadiens ont travaillé sur des projets financés par AMC. De plus, seulement le travail effectué pendant les jours ouvrables peut être comptabilisé : les jours fériés et les fins de semaine (déterminés par les lois locales) ne peuvent pas être inclus dans le calcul de l’indemnité de frais généraux de 24 $ CA par jour.

    Cette disposition temporaire ne peut pas entraîner une modification d’un accord de contribution ou une augmentation de la contribution d’AMC au budget d’un projet ou à la ligne de compensation des frais généraux du budget d’un projet.

    Comme cette disposition est entrée en vigueur le 1er janvier 2021, les organisations bénéficiaires ne peuvent pas appliquer cette disposition rétroactivement à toute date précédant le 1er janvier 2021, afin de recevoir l’indemnité de frais généraux pour les volontaires ayant effectué un travail dans le cadre d’un projet avant cette date.

  • Question 16 : Quels sont les critères utilisés pour déterminer si l’application du taux de compensation de frais généraux fixe de 12 % à une valeur non financière estimative de 200 $ (soit 24 $ par jour de travail) par volontaire canadien affecté à l’étranger peut être temporairement étendue aux volontaires nationaux, Sud-Sud et canadiens travaillant à distance?

    Dans des circonstances normales, AMC donne une compensation de frais généraux de 12 % sur la valeur non financière estimative de 200 $ CA par jour de travail par volontaire canadien en statut de voyage. Cette valeur quotidienne estimative est fixée à 200 $ CA. À titre temporaire, étant donné qu’il n’est pas possible de couvrir les frais généraux en raison des restrictions de voyage, AMC étend cette disposition aux volontaires nationaux, Sud-Sud ainsi que les volontaires canadiens travaillant à distance.

    Pour que l’organisation bénéficiaire soit admissible à recevoir la compensation temporaire de frais généraux de 24 $ CA par jour, elle doit être appliquée les jours où les volontaires nationaux, Sud-Sud et canadiens à distance ont effectivement travaillé sur des projets financés par AMC. De plus, seul le travail effectué pendant les jours ouvrables peut être comptabilisé : les jours fériés et les fins de semaines (déterminés par les lois locales) ne peuvent pas être inclus dans le calcul de la compensation des frais généraux de 24 $ CA par jour.

    Cette disposition temporaire ne peut pas mener à une modification de l’accord de contribution ou à une augmentation de la contribution d’AMC au budget du projet ou à la ligne budgétaire de compensation des frais généraux du projet.

  • Question 17 : Comment les organisations bénéficiaires peuvent-elles déterminer le coût nominal à être remboursé aux volontaires nationaux qui ne sont pas en statut de voyage?

    Des coûts raisonnables, tels que le transport vers et depuis le site de volontariat et les repas pendant les heures de volontariat, peuvent être remboursés aux volontaires nationaux qui ne sont pas en statut de voyage. Il est de la responsabilité de l’organisation bénéficiaire de déterminer le montant de ces coûts en fonction des tarifs du marché local et du lieu de travail du volontaire. Tous les coûts doivent être comptabilisés comme « d’autres coûts directs » dans le budget et doivent être documentés par l’organisation pour justifier le paiement aux volontaires ou à un tiers offrant des services tels que des repas de groupe ou des arrangements de transport pour plusieurs volontaires.

    La décision de mettre en œuvre cette mesure peut être documentée par un échange de courriels entre l’organisation bénéficiaire et l’équipe de gestion d’AMC. Cette disposition temporaire ne peut pas mener à une modification de l’accord de contribution ou à une augmentation de la contribution d’AMC au projet.

  • Révisée Question 18 : Quels sont les principes utilisés pour déterminer l’allocation maximale de 35 $ CA par jour, et quels sont les critères d’admissibilité pour cette allocation pour les volontaires canadiens travaillant temporairement à distance?

    Étant donné les restrictions de voyage actuelles, les organisations bénéficiaires ne sont pas en mesure d’offrir aux volontaires canadiens une expérience de voyage international et de volontariat sur place pour interagir directement avec les bénéficiaires et voir la différence qu’ils apportent sur le terrain. Dans ce contexte et afin d’attirer et de retenir des volontaires canadiens travaillant à distance pendant la pandémie de COVID 19, AMC permet une allocation de 35 $ CA par jour pour les volontaires canadiens travaillant à distance.

    Pour être admissibles à cette mesure temporaire, les volontaires canadiens travaillant à distance doivent travailler au moins 3 jours par semaine aux activités du projet. Seul le travail effectué les jours ouvrables peut être comptabilisé : les jours fériés et les fins de semaine (déterminés par les lois locales) ne peuvent pas être inclus dans le calcul d’allocation de 35 $ CA par jour. L’allocation mensuelle maximale pour cette disposition est de 700 $ CA par volontaire. Tous les coûts doivent être comptabilisés comme « d’autres coûts directs » dans le budget et doivent être documentés par l’organisation pour justifier le paiement au volontaire. De plus, les organisations bénéficiaires doivent informer les volontaires travaillant à distance qui reçoivent l’allocation qu’ils doivent déclarer ce paiement à l’Agence de revenu du Canada ou aux autorités fiscales pertinentes comme un revenu imposable.

    La décision de mettre en œuvre cette disposition peut être documentée par un échange de courriels entre l’organisation bénéficiaire et l’équipe de gestion de projet d’AMC. Cette mesure temporaire ne peut pas mener à une modification de l’accord de contribution ou à une augmentation de la contribution d’AMC au budget du projet.

    Étant donné que les volontaires travaillant à distance ne sont pas en situation de voyage, ils ne sont pas admissibles aux indemnités de voyage, notamment pour l’hébergement, les repas et les faux frais.

  • Révisée Question 19 : Quelle est la date d’entrée en vigueur des dispositions liées aux volontaires?

    Les dispositions pour les volontaires sont en vigueur dès le 1er janvier 2021.

  • Nouveau Question 20 : Quelles sont les responsabilités des organisations bénéficiaires quant au traitement des impôts des volontaires travaillant à distance en ce qui concerne l’allocation de 35 $ CA par jour (jusqu’à un maximum de 700 $ CA par mois)?

    Les organisations bénéficiaires doivent communiquer avec les autorités fiscales pertinentes pour déterminer quels documents doivent être fournis aux volontaires travaillant à distance pour déclarer l’allocation reçue comme un revenu.

  • Nouveau Question 21 : Comment les organisations bénéficiaires doivent-elles déterminer le remboursement des frais de voyage des volontaires nationaux et Sud-Sud en situation de voyage?

    Les dépenses liées aux voyages des volontaires nationaux et Sud-Sud en statut de voyage sont admissibles au remboursement conformément à la , jusqu’à concurrence des montants maximaux déterminés par les politiques internes des voyages de l’organisation, mais ne dépassant pas les montants maximums de la Directive sur les voyages du CNM. Si l’organisation n’a pas de politique interne sur les voyages, les montants affichés dans la Directive sur les voyages du CNM peuvent être utilisés comme montants maximums admissibles au remboursement.

  • Nouveau Question 22 : Le coût de l’assurance médicale des volontaires nationaux et Sud-Sud est-il considéré comme une dépense admissible du projet?

    AMC remboursera le coût de l’assurance médicale d’urgence pour les volontaires voyageant à l’étranger si une couverture similaire n’est pas déjà offerte (par exemple, une assurance collective de l’employeur). Pour les volontaires qui ne sont pas en situation de voyage, l’assurance médicale n’est pas une dépense admissible du projet.

  • Nouveau Question 23 : L’allocation maximale de 35 $ CA par jour s’applique-t-elle aux volontaires qui ont été rapatriés dans leur pays d’origine?

    L’indemnité pour les volontaires de 35 $ CA par jour (jusqu’à un maximum de 700 $ CA par mois) peut être appliquée aux volontaires qui retournent dans leur pays d’origine à condition que le coût de la vie dans leur pays d’origine soit comparable à celui du Canada (par exemple, le coût de la vie en Espagne). Cet assouplissement est une mesure temporaire et vise à permettre aux programmes de développement basés sur le volontariat de se poursuivre malgré l’imposition de restrictions de voyage liées à la pandémie, à condition que les organisations bénéficiaires soient en mesure de continuer d’atteindre les résultats et les objectifs du projet. Afin d’être admissibles à cette mesure temporaire, les volontaires doivent travailler au minimum 3 jours par semaine sur les activités du projet. Étant donné que ces volontaires ne sont pas en situation de voyage, ils ne sont pas admissibles aux indemnités de voyage, telles que celles pour l’hébergement, les repas et les faux frais.

Continuité du projet

  • Question 24 : Quelle est la date limite pour que les organisations bénéficiaires communiquent leur réévaluation de la faisabilité du projet à leur équipe de gestion de projet d’AMC respective?

    Bien qu’il n’y a aucune date limite pour le faire, les discussions pour décider du meilleur plan d’action doivent avoir lieu aussitôt que possible. Pour enlever les pressions financières sur les organisations bénéficiaires, AMC a prévu une mesure pour que le paiement d’un maximum de 30 jours de travail par poste déjà assigné au projet puisse être remboursé si le travail lié directement aux activités du projet ne peut être effectué.

    Cette mesure de 30 jours de salaire commence le jour qui suit la suspension des activités du projet en raison des restrictions liées à la crise de la COVID 19 et elle est applicable aux employés de l’organisation bénéficiaire (les employés de l’administration centrale et les employés en affectation à long terme, ainsi que les employés locaux) qui travaillent sur des projets financés par AMC. Les salaires des employés touchés doivent être payés en accord avec le niveau d’effort prédéterminé (par exemple, à temps plein ou à temps partiel). Les organisations bénéficiaires doivent utiliser la période de 30 jours pour déterminer si les activités du projet peuvent être maintenues.

    Ces mesures ne doivent pas être appliquées au-delà de la durée de la crise de la COVID 19 ou au-delà du jour où une décision finale est prise sur les rôles des postes respectifs dans le projet redéfini, selon la première éventualité, et jusqu’à un maximum de 30 jours. Si l’employé de l’organisation bénéficiaire ne peut pas contribuer aux activités du projet à distance au-delà du 30e jour, son salaire ne peut pas être réclamé par l’organisation bénéficiaire comme une dépense admissible à un remboursement par AMC. Dans ce cas, l’employé est invité à se prévaloir des autres mesures compensatoires annoncées par le gouvernement du Canada.

    Si les employés de l’organisation bénéficiaire peuvent continuer leur travail sur les activités du projet à distance après leur rapatriement, la mesure de 30 jours ne s’appliquera pas, et ils continueront à recevoir leur salaire comme d’habitude. Dans ce cas, le salaire payé à la personne doit rester représentatif de son niveau d’effort à l’égard du projet.

  • Question 25 : Qu’est-ce qui arrive si les activités du projet ne peuvent pas recommencer après ces 30 jours et le partenaire canadien doit licencier ses employés dans un pays ayant une obligation légale à avoir une certaine période de temps entre l’émission du licenciement et la fin de l’emploi?

    Les coûts raisonnables encourus pour couvrir la période de temps légalement obligatoire pour licencier les employés locaux sont admissibles. Ceci étant dit, il ne faut pas les confondre avec les obligations de l’indemnité de fin d’emploi qui peuvent être attribuées à AMC selon le poste de l’individu assigné aux projets financés par AMC. L’indemnité de fin d’emploi est une responsabilité existante de l’organisation ; on s’attend à ce que l’organisation ait déjà un système en place pour de telles allocations. Par conséquent, il ne s’agit pas d’une mesure supplémentaire.

  • Question 26 : Quelle marge de souplesse peut être offerte sans avoir devoir apporter une modification à l’accord de contribution?

    Les organisations bénéficiaires doivent contacter l’équipe de gestion de projet d’AMC responsable du projet en question. Pour la crise de la COVID 19 seulement, les modifications suivantes, si approuvées, peuvent être documentées avec un échange de courriels entre l’équipe de gestion de projet d’AMC identifiée dans l’accord de contribution et l’organisation bénéficiaire :

    • une prolongation de la durée du projet sans aucun incidence sur le budget total approuvé du projet
    • des changements aux activités qui n’entraînent aucune modification aux résultats intermédiaires et ultimes
    • une réallocation des fonds entre les lignes et catégories budgétaires, y compris les augmentations dans la catégorie de la rémunération, qui n’entraînent aucune augmentation dans la valeur de l’accord
    • une révision des obligations de la contribution en nature au partage des coûts

    Les deux parties doivent documenter leurs analyses et décisions prises pour des fins de vérification, car ces changements sont des modifications aux accords de contribution signés.

    Les changements suivants nécessitent une modification écrite à l’accord de contribution :

    • des changement aux résultats intermédiaires ou ultimes
    • des changements à la valeur globale de l’accord de contribution du projet
    • tout autre changement nécessitant une modification qui ne fait pas l’objet des exception ci-dessus
  • Question 27 : Une organisation bénéficiaire qui a présentement un accord de contribution avec AMC peut-elle modifier certaines activités de son projet pour résoudre des enjeux immédiats liés à la COVID 19 dans le pays du projet?

    Si les organisations bénéficiaires qui travaillent présentement sur des projets financés par AMC veulent acheminer des efforts du projet pour répondre à la crise de COVID 19 dans le pays du projet, elles peuvent le faire tant que les résultats intermédiaires ou ultimes du projet ou la valeur de l’accord de contribution ne changent pas. Ceci est assujetti à l’approbation de l’équipe de gestion de projet d’AMC et à la soumission de documentation appropriée pour de tels changements à l’accord de contribution (par exemple, la soumission du budget révisé avec la réallocation de fonds proposée; la soumission des changements aux activités proposées, à l’approvisionnement et aux cibles géographiques). Tous changements aux résultats intermédiaires ou ultimes doivent être entérinés par une modification écrite qui reflète les changements approuvés, émise par AMC et signée par les deux parties.

  • Question 28 : Quel est le niveau minimum d’activité requis pour justifier le paiement continu des salaires?

    Les salaires (au-delà de la mesure « qui prévoit jusqu’à 30 jours de travail » expliquée à la question 13) ne devront pas être réclamés par les organisations bénéficiaires (pour les employés de l’administration centrale, les employés affectés à long terme ou les employés locaux) sauf si ces employés occupant ces postes sont en mesure de continuer leurs tâches sur place ou à distance.

    Si seulement une partie du travail peut être poursuivie, les activités du projet doivent être documentées et les salaires respectifs doivent être réclamés conformément au niveau d’effort de chaque poste. Dans ce cas, les feuilles de temps ne sont pas obligatoires pour justifier la révision du temps alloué aux projets d’AMC. Les échanges de courriels avec l’équipe de gestion de projet d’AMC sont préférés; si cela n’est pas possible, une documentation appropriée de la justification doit être gardée par l’organisation bénéficiaire et doit être fournie à AMC lorsque demandée.

    Des responsables d’AMC coordonnent présentement avec les organismes centraux sur des mesures supplémentaires qui seront prises par le gouvernement du Canada pour minimiser les répercussions financières de la crise de la COVID 19 au-delà du financement des projets d’aide au développement international. On encourage les organisations bénéficiaires et leurs employés à consulter régulièrement présentes questions et réponses pour se tenir au courant des informations mises à jour.

  • Question 29 : Comment est-ce que l’équipe de gestion de projet d’AMC et l’organisation bénéficiaire établiront ou réviseront les besoins financiers continus pour la mise en œuvre du projet?

    Étant donné la nature des paiements de transfert, la Directive sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada s’assure que, lorsque les avances de fonds d’une contribution sont essentielles à la réalisation des objectifs, elles sont expressément définies dans l’accord de financement et tiennent compte des besoins du bénéficiaire en matière de trésorerie.

    Bien qu’AMC a l’intention d’offrir une marge de souplesse, ces exigences doivent continuer à être respectées. Les discussions entre l’équipe de gestion de projet d’AMC et l’organisation bénéficiaire, à la lumière des renseignements disponibles, sont le meilleur moyen d’assurer la conformité.

    La Directive sur les paiements de transfert exige également que le bénéficiaire produise rapidement un rapport financier pour veiller à ce que les avances de fonds soient dépensées à des fins autorisées et à ce que les soldes non dépensés dont dispose le bénéficiaire soient raisonnables, compte tenu des besoins du bénéficiaire en matière de trésorerie.

    Par conséquent, compte tenu des circonstances exceptionnelles, AMC a ajusté ses attentes en ce qui a trait à ce que « la bénéficiaire produise rapidement un rapport financier ». Plus précisément, bien que le même cycle de rapports financiers documenté dans l’accord de contribution reste en vigueur (les avances mensuelles, trimestrielles, semestrielles ou annuelles), une troisième avance peut être émise de façon exceptionnelle même si les 2 périodes d’avance précédentes restent non justifiées et non comptabilisées étant donné le contexte de la crise de la COVID 19.

  • Question 30 : Comment est-ce que l’équipe de gestion de projet d’AMC et l’organisation bénéficiaire établiront ou réviseront les besoins financiers continus pour la mise en œuvre du projet?

    Bien qu’AMC a l’intention d’offrir une marge de souplesse, ces exigences doivent continuer à être respectées. Les discussions entre l’équipe de gestion de projet d’AMC et l’organisation bénéficiaire, à la lumière des renseignements disponibles, sont le meilleur moyen d’assurer la conformité.

    La Directive sur les paiements de transfert exige également que le bénéficiaire produise rapidement un rapport financier pour veiller à ce que les avances de fonds soient dépensées à des fins autorisées et à ce que les soldes non dépensés dont dispose le bénéficiaire soient raisonnables, compte tenu des besoins du bénéficiaire en matière de trésorerie.

    Par conséquent, compte tenu des circonstances exceptionnelles, AMC a ajusté ses attentes en ce qui a trait à ce que « la bénéficiaire produise rapidement un rapport financier ». Plus précisément, bien que le même cycle de rapports financiers documenté dans l’accord de contribution reste en vigueur (les avances mensuelles, trimestrielles, semestrielles ou annuelles), une troisième avance peut être émise de façon exceptionnelle même si les 2 périodes d’avance précédentes restent non justifiées et non comptabilisées étant donné le contexte de la crise de la COVID 19.

Plan de mise en œuvre de projet

  • Question 31 : Que se passe-t-il si une organisation se voit accorder une prolongation de la date limite de soumission pour son plan de mise en œuvre de projet, mais ne peut pas livrer son plan avant la nouvelle date limite?

    Pour qu’une organisation reçoive une prolongation de la date limite de soumission du plan de mise en œuvre de projet (c’est-à-dire 120 jours additionnels selon les directives), elle doit fournir à l’équipe de gestion de projet à AMC un plan concret de la façon dont elle pourra compléter le projet à distance au moyen de réunions virtuelles dans le délai supplémentaire imparti. Si l’organisation ne peut ni démontrer de manière adéquate comment le plan sera achevé ni soumettre le plan dans la période prolongée, l’équipe de gestion de projet à AMC peut décider de suspendre le projet.

  • Question 32 : Une organisation bénéficiaire peut-elle soumettre un plan de mise en œuvre de projet partiel?

    Les organisations peuvent choisir de soumettre un plan de mise en œuvre de projet partiel pour la première année d’un projet où l’achèvement du plan complet au moyen de réunions virtuelles n’est pas possible. Par contre, l’organisation devra avoir au préalable l’approbation écrite de l’équipe de gestion de projet à AMC.

    Un plan de mise en œuvre de projet partiel pourrait être soumis pour décrire les activités du projet qui auront lieu pendant que les restrictions de voyage sont toujours en place.

Partage des coûts

  • Question 38 : Si une organisation n’est pas en mesure de respecter son obligation de partage des coûts en espèces en raison d’une baisse des recettes liées aux activités de levée de fonds résultant directement de la pandémie de COVID 19, est-ce que le montant du partage des coûts en espèces peut être réduit ou supprimé?

    AMC reconnaît l’incidence que la COVID 19 pourrait avoir sur les activités de levée de fonds au cours de l’année 2020. Étant donné que la levée de fonds est une activité continue et qu’elle ne devrait pas avoir une incidence négative sur la capacité à remplir les obligations de partage des coûts pour le projet dans les années à venir, l’organisation bénéficiaire doit explorer les options avec son équipe de gestion de projet chez AMC. Les options peuvent inclure :

    • reporter la contribution en espèces du projet et réorienter les activités correspondantes, si possible;
    • envisager un autre type de contribution, comme une contribution en nature.

    En dernier recours, l’organisation peut alerter l’équipe de gestion du projet chez AMC du retard concernant le calendrier prévu pour les contributions en espèces et mentionner que la collecte de fonds prévue ne peut pas être réalisée. L’organisation peut alors soumettre une demande formelle à l’équipe de gestion de projet chez AMC pour une réduction ou reporter son obligation de partage des coûts en espèces. La demande doit comprendre une explication des capacités de collecte de fonds de l’organisation et des plans de collecte de fonds dans le contexte de la pandémie.

    AMC évaluera ces demandes au cas par cas et envisagera une renonciation partielle à l’obligation de partage des coûts pour les projets opérationnels qui en sont à leur dernière année seulement. Pour les projets dont il reste plusieurs années dans leur cycle de vie, AMC peut envisager de reporter la contribution en espèces de l’année en cours à une année ultérieure. Toute réduction ou tout report de la contribution en espèces liés au partage des coûts sera proportionnellement basé sur la valeur totale du partage des coûts sur toute la durée de vie du projet (par exemple, une réduction ou un report d’une année de contribution en espèces dans un projet de 5 ans équivaudra à 1/5 de la contribution totale en espèces au titre du partage des coûts).

    Si une organisation bénéficiaire opte pour un transfert en espèces et en nature (ou vice versa), cette transaction ne doit pas créer d’obligation financière supplémentaire pour AMC et elle ne doit pas avoir d’incidence négative sur les résultats attendus du projet. Si la contribution en espèces est reportée à des années ultérieures, cette partie reportée ne peut pas être réduite. Une fois qu’un report ou une réduction du partage des coûts en espèces a été approuvé, l’organisation bénéficiaire et l’équipe de gestion de projet chez AMC doivent maintenir respectivement un suivi propre et une documentation appropriés à des fins de vérification.

  • Question 39 : Si une organisation bénéficiaire a reporté ses obligations de partage des coûts en espèces au cours des années précédentes et demande une réduction du partage des coûts au cours de la dernière année du projet, est-ce que le montant total restant du partage des coûts en espèces peut être renoncé?

    Si la contribution au partage des coûts en espèces a été reportée au cours des années précédentes (pendant une ou plusieurs années), AMC ne peut pas renoncer à cette obligation de partage des coûts accumulés. Le montant du partage des coûts en espèces qui est renoncé doit être proportionnel à la durée de vie du projet et non un partage des coûts accumulés au fil des années. Par exemple, si le partage des coûts en espèces a été reporté pour les années 3 et 4 d’un projet de 5 ans, alors les 3/5 de l’obligation de partage des coûts en espèces seraient en suspens au cours de l’année 5 (la dernière année) du projet. Si l’organisation bénéficiaire demande une réduction de la contribution aux coûts en espèces au cours de la dernière année, un maximum de 1/5 de la valeur totale du partage des coûts en espèces du projet pourrait être renoncé. L’organisation sera responsable de fournir les 2/5 restants de sa contribution du partage des coûts en espèces qui avait été reportée des années précédentes.

  • Question 40 : Si une organisation bénéficiaire décide de remplacer son obligation de partage des coûts en espèces par une contribution en nature (par exemple, les services de bénévoles), est-ce que les frais généraux de 12 % s’appliqueront sur la valeur quotidienne estimée de ces bénévoles?

    Étant donné que le transfert entre les contributions en espèces et en nature est une mesure exceptionnelle liée à la COVID 19, toute modification des obligations de partage des coûts (y compris la renonciation de l’obligation du partage des coûts dans la dernière année) ne doit pas entraîner une augmentation de la contribution d’AMC.

  • Question 41 : La contribution en nature d’une organisation bénéficiaire pourrait-elle être élargie pour inclure d’autres types de contribution en nature?

    L’équipe de gestion de projet chez AMC peut envisager d’autres contributions en nature à condition qu’elles soient conformes aux dépenses directes admissibles du projet et aux exigences d’admissibilité des contributions en nature, conformément à la Politique sur le partage des coûts pour les accords de subvention et de contribution non remboursable.