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Ramassement des renseignements personnel, renseignements des endroits officiels, et personnes de contact en cas d'urgence

Note circulaire N^o XDC-1122

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (Bureau du Protocole) présente ses compliments à Leurs Excellences les chefs de mission diplomatique et chargés d’affaires a.i. accrédités auprès du Canada, et a l’honneur de les informer de la mise à jour d’un programme qui aide le gouvernement du Canada à remplir ses obligations concernant la protection des représentants étrangers et des membres de leur famille, ainsi que des locaux qu’ils occupent.^{Note de bas de page 1}

Pour aider les autorités canadiennes à assurer un niveau de protection adéquat aux représentants étrangers et à répondre efficacement aux situations d’urgence, le Ministère demande de nouveau aux chefs de mission diplomatique et aux chargés d’affaires a.i. de lui communiquer, à leur entière discrétion, l’adresse résidentielle et le numéro de téléphone de tous les représentants accrédités relevant d’eux, ainsi que des renseignements sur les biens immobiliers officiels et les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence, de jour comme de nuit.

Le Ministère assure Leurs Excellences que la collecte, l’utilisation et la rétention des renseignements qui lui seront communiqués seront conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels du Canada, aux termes de laquelle il est tenu de protéger les renseignements personnels et autres informations sensibles en limitant leur communication à la GRC, à seule fin des mesures de protection nécessaires et des réponses aux situations d’urgence.

1. Collecte de renseignements personnels

Pour mieux honorer ses obligations en vertu de la Convention de Vienne sur les relations diplomatiques et de la Convention de Vienne sur les relations consulaires, le Ministère souhaiterait obtenir l’adresse résidentielle de tous les représentants étrangers ainsi que leur numéro de téléphone personnel.

2. Collecte de renseignements sur les biens immobiliers officiels

Le Ministère souhaite également obtenir, sur une base purement volontaire, les plans d’étage à jour et des photographies de tous les biens immobiliers officiels, y compris les bureaux diplomatiques et consulaires, ainsi que des résidences officielles respectives. Il apprécierait également qu’on lui communique la liste des personnes ayant mandat d’interagir professionnellement avec la GRC et les autres organismes canadiens responsables de l’application de la loi sur les lieux en question.

3. Coordonnées des personnes à contacter en situation d’urgence

Enfin, le Ministère saurait gré à chaque mission de lui transmettre le nom et les coordonnées d’une personne avec qui le Bureau du Protocole ou la GRC pourront communiquer en tout temps advenant le cas où l’intervention d’un représentant de la mission serait requise après les heures normales de bureau. Sans être nécessairement le chef de mission, cette personne devra cependant pouvoir répondre aux urgences impliquant les biens immobiliers officiels, le personnel de l’ambassade ou les membres de leur famille, et aider le Ministère ou la police dans les situations critiques.

Tous les renseignements demandés ci-­dessus peuvent être communiqués par voie de Note diplomatique ou par courriel, à l’adresse suivante : Le Bureau du protocole.

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (Bureau du Protocole) saisit cette occasion pour renouveler à Leurs Excellences les chefs de mission diplomatique et chargés d’affaires a.i. accrédités auprès du Canada les assurances de sa plus haute considération.

OTTAWA, le 14 juin 2010