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Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée – Résumé Web – Gestion des cas consulaires

L’une des principales priorités d’Affaires mondiales Canada est l’offre de services consulaires aux Canadiens. Cette fonction essentielle relève du mandat légal du ministère comme indiqué dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (2013). Les services consulaires destinés aux Canadiens constituent un programme de soutien à paliers multiples à l’intention des Canadiens qui voyagent ou demeurent à l’étranger. Ce programme permet de gérer et d’offrir des conseils et des services consulaires aux Canadiens, et d’assurer une réponse coordonnée du gouvernement du Canada lors de situations d’urgence à l’étranger qui touchent des Canadiens. Le travail afférent au programme est réalisé par des agents et représentants consulaires à l’administration centrale, mais aussi dans le cadre de tout un réseau de missions.

Parmi les services offerts aux Canadiens à l’étranger, on retrouve les services de citoyenneté et de passeport offerts au nom d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), qui comprennent notamment du soutien en cas d’urgences médicales; d’arrestations ou de détention; d’enlèvements d’enfant par un parent; de décès à l’étranger. Le programme permet en outre aux Canadiens détenus à l’étranger d’avoir accès aux traités sur le transfèrement des délinquants. Le travail réalisé comprend entre autres la collecte de renseignements personnels sur les clients canadiens et la tenue de dossiers à l’égard des visites dans les prisons et les hôpitaux ainsi qu'aux postes de police.

Considérant que l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) de 2009 a été limitée au système principal utilisé dans la gestion des cas (COSMOS), la présente évaluation a abordé le programme dans son ensemble. Inspirée par le rapport précédent, l’EFVP actuelle a permis d’étudier les processus opérationnels, la manière dont les renseignements sont recueillis, utilisés, transmis et conservés, ainsi que la raison pour laquelle ils peuvent être partagés avec d’autres parties intéressées.

Nécessaire, efficace, proportionnelle et moins invasive

La collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et l’élimination des renseignements personnels par le programme consulaire sont essentielles à l’offre de renseignements opportuns et pertinents sur les voyages sécuritaires, et d’aide en lien avec les situations consulaires courantes et d’urgence hors du Canada aux Canadiens qui voyagent à l’étranger. Grâce aux renseignements recueillis, le programme s’est avéré extrêmement efficace pour offrir des services consulaires aux Canadiens se trouvant à l’étranger. En 2014, 92 % des Canadiens interrogés ont déclaré être satisfaits des services consulaires courants. Les renseignements personnels recueillis par le personnel consulaire sont les renseignements minimums requis pour permettre l’offre d’une certaine forme d’assistance. Dernièrement, seuls les renseignements personnels strictement exigés pour offrir de l’aide aux individus sont recueillis, utilisés et divulgués.

Principaux risques recensés :

1. L’omission d’obtenir le consentement : il existe un risque que le partage de renseignements personnels avec une tierce partie aux fins du règlement d’un cas, dans le seul intérêt du client, se produise sans l’obtention préalable du consentement de la personne concernée.
2. Limiter l’accès aux employés ayant un « besoin de connaître » : il existe un risque que certains employés sans « besoin de connaître » accèdent aux renseignements personnels, ce qui pourrait entraîner une divulgation non autorisée ou une mauvaise utilisation de ces renseignements.
3. Le partage de renseignements sans la mise en place de mesures de protection adéquates : il existe un risque que certains renseignements personnels soient partagés sous divers formats électroniques destinés à de multiples types de documents sans la mise en place d’un système de suivi et de contrôle clair responsable de la réception et de l’utilisation de ces documents (p. ex. les notes d’information).
4. L’atteinte à la vie privée : il existe un risque que la confidentialité des renseignements personnels recueillis dans le cadre du programme soit compromise si, par exemple, un employé mécontent divulgue publiquement des renseignements personnels; si les systèmes d’Affaires mondiales Canada sont piratés; si les dossiers ne sont pas adéquatement éliminés à la fin de leur cycle de vie.

Les stratégies d’atténuation :

1. Le contrôle de la création des comptes COSMOS (risque 2) : Affaires mondiales Canada contrôlera et gérera la création des comptes COSMOS, de même que les permissions et droits par l’intermédiaire d’un processus officiel de demande de compte qui intégrera la prise en compte du « besoin de connaître ».
2. La limitation de l’accès (risques 1 et 2) : Affaires mondiales Canada fondera l’accès aux dossiers consulaires sur les principes du besoin de connaître comme le portefeuille ou les secteurs de responsabilité; les exigences quant à la prise de décision; l’implication dans un cas (p. ex. la séparation appropriée des fichiers et des renseignements relatifs au cas principal, et les sous-activités comme le soutien financier, qui ne sont pas liées au cas principal).
3. La révision de l’utilisation (risques 1 et 2) : Affaires mondiales Canada procédera au hasard à des vérifications de l’historique d’accès aux dossiers pour s’assurer de l’utilisation adéquate et du respect des principes à l’égard du besoin de connaître.
4. Le transfert de documents externes et l’élimination (risque 3) : Affaires mondiales Canada se conformera aux exigences de conservation des dossiers du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) pour éliminer les renseignements (p ex. les courriels et les autres documents temporaires), en veillant aux transferts appropriés vers les fichiers liés au cas concerné dans le système principal (COSMOS ou un autre système de gestion des cas).
5. La limitation de la collecte de renseignements (risque 4) : Affaires mondiales Canada demandera uniquement les documents et renseignements nécessaires à l’offre des services demandés, et copiera ensuite seulement les renseignements nécessaires dans le système principal (COSMOS ou un autre système de gestion des cas) en fonction des critères standards et des pratiques exemplaires.
6. La surveillance améliorée (risque 3) : l’officialisation d’un mécanisme plus complet de surveillance des documents, notamment le contrôle, la transmission et l’utilisation de la surveillance pour tous les documents créés et traités hors du système principal de gestion des cas.
7. La formation du personnel (risques 3 et 4) : Affaires mondiales Canada formera les gestionnaires et employés consulaires à l’égard des principes, des exigences et des pratiques exemplaires en matière de gestion des renseignements, comme établis dans la Directive sur la tenue de documents du SCT et la Ligne directrice à l’intention des employés fédéraux : Rudiments de la gestion de l’information (GI). Affaires mondiales Canada procédera au cryptage des renseignements personnels entreposés sur les médias portables comme les clés USB, tel que requis dans la Norme opérationnelle de sécurité (paragraphe 16.4.4).