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Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information - 2015-2016

Table des matières

• Introduction
  • Objet de la Loi sur l’accès à l’information
  • Mandat de l’institution
  • Structure organisationnelle
  • Pouvoirs délégués
• Administration des demandes
  • Demandes d’accès à l’information
  • Source des demandes
  • Disposition des demandes traitées
  • Exemptions et exclusions
  • Traitement et communication des pages pertinentes
  • Prorogations de délais
  • Frais et coûts
  • Demandes de consultation reçues d’autres institutions
• Opérations internes
  • Formation et perfectionnement
  • Plaintes, vérifications et enquêtes
  • Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées
  • Surveillance du temps de traitement
• Annexe A : Arrêtés sur la délégation
• Annexe B : Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement – rapport statistique de 2015-2016 12

Introduction

Nous sommes heureux de déposer au Parlement le Rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information (LAI ou Loi) pour l'exercice 2015-2016, conformément à l’article 72 de la Loi.   

Nota : Le Ministère est appelé Affaires mondiales Canada; cependant, son appellation légale demeure « Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement ».

Objet de la Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l'accès à l'information confère aux citoyens et aux résidents permanents canadiens, de même qu'aux sociétés et aux personnes présentes au Canada, le droit de demander accès à l'information et aux dossiers relevant du gouvernement fédéral.

Mandat de l’institution

Au nom du gouvernement du Canada, le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement est le porte-parole du pays dans le monde. Il déploie des efforts en vue de promouvoir les intérêts politiques et économiques du Canada au sein de la communauté internationale et d'appliquer l'expérience canadienne afin de contribuer à résoudre les enjeux mondiaux.

Le mandat du Ministère, tel qu’énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, L.C. 2013, ch. 33, art. 174, se lit comme suit :

• dirige les relations diplomatiques et consulaires du Canada;
• est chargé des communications officielles entre le gouvernement du Canada, d’une part, et les gouvernements étrangers ou les organisations internationales, d’autre part;
• mène les négociations internationales auxquelles le Canada participe;
• coordonne les relations économiques internationales du Canada;
• stimule le commerce international du Canada;
• favorise le développement international durable et la réduction de la pauvreté dans les pays en voie de développement et fournit de l’aide humanitaire en temps de crise;
• coordonne les orientations données par le gouvernement du Canada aux chefs des missions diplomatiques et consulaires du Canada;
• assure la gestion des missions diplomatiques et consulaires du Canada;
• assure la gestion du service extérieur;
• encourage le développement du droit international et son application aux relations extérieures du Canada.

Le ministre des Affaires étrangères est également responsable de l'application de la Loi sur les licences d'exportation et d'importation, L.R.C. 1985, ch. E-19, qui autorise le gouvernement à contrôler et à surveiller le passage à la frontière de certaines marchandises, et de la Loi sur les mesures économiques spéciales, 40-41 Élisabeth II, ch. 17, qui autorise le gouvernement à appliquer des sanctions économiques en réponse à une menace sérieuse à la paix et à la sécurité internationales.

Le Ministère fournit également un soutien administratif aux autres ministères qui ont du personnel à l'étranger.  

Structure organisationnelle

La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (Bureau de l'AIPRP) est chargée de l'application de la Loi sur l'accès à l'information, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur du Bureau de l'AIPRP relève du secrétaire des Services intégrés, qui relève pour sa part du sous-ministre des Affaires étrangères.

En 2015-2016, le personnel chargé de l'AIPRP a fluctué entre 55 et 70 employés, y compris les conseillers, afin de remplir les obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le 31 mars 2016, le Bureau de l'AIPRP employait 1 directeur, 4 directeurs adjoints, 7 chefs d'équipe, 29 analystes de divers niveaux, 7 employés de bureau, 7 conseillers, 1 étudiant, 7 employés à temps partiel ou occasionnels et 1 gestionnaire des systèmes. Le travail consiste à traiter tant des demandes complexes ou volumineuses que des demandes routinières plus simples, y compris des demandes de consultations provenant d'autres ministères, à fournir des conseils à des intervenants internes ou externes et à donner de la formation à des employés du Ministère.

Pouvoirs délégués

Selon l'article 73 de la Loi, le pouvoir du ministre peut être délégué afin que le Ministère soit en mesure de satisfaire aux exigences législatives et d'exercer ses pouvoirs. À la suite de la fusion entre l’ancien ministère des Affaires étrangères et du Commerce international et de l’ancienne Agence canadienne de développement international, le Ministère fonctionne en vertu de deux arrêtés sur la délégation. La responsabilité relative à tous les articles de la Loi est déléguée aux sous-ministres, au secrétaire des Services intégrés, au directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels ainsi qu'aux directeurs adjoints du Bureau de l'AIPRP.

Administration des demandes

La section suivante explique plus en détail le rapport statistique du SCT figurant à l’annexe B.

Demandes d’accès à l’information

Le Ministère a reçu 1 086 demandes d'accès à l'information en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Il faut ajouter à ces nouvelles demandes reçues 385 demandes reportées de l'exercice précédent, pour un total de 1 471 demandes.

Au cours de la période visée par le rapport, 1 139 demandes ont été traitées et 332 dossiers encore actifs ont été reportés à la prochaine période de référence. Grâce à une initiative pluriannuelle visant à ce que soient d’abord complétés les plus anciens dossiers et que le traitement des dossiers se fasse le plus rapidement possible, le nombre de dossiers actifs a baissé à son plus bas niveau depuis plusieurs années. Les efforts à l’égard de cette initiative se poursuivent.

Source des demandes

Les demandes d'accès à l'information reçues pendant la période de référence du présent rapport se répartissent comme suit : 

Disposition des demandes traitées

La répartition des demandes traitées pendant la période de référence est la suivante :

Exemptions et exclusions

Les exemptions les plus courantes utilisées par le Ministère au cours de l'exercice relèvent des paragraphes 15(1) [affaires internationales] et 19(1) [renseignements personnels] et des alinéas 21(1)a) [conseils] et 21(1)b) [consultations et délibérations].

Traitement et communication des pages pertinentes

Pendant cette période de référence, le Ministère a communiqué 82 943 pages des 148 527 pages pertinentes traitées.

Prorogations de délais

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a demandé des prorogations en vertu des alinéas 9(1)a), 9(1)b) et 9(1)c), à 132, 535 et 83 reprises, respectivement.

Frais et coûts

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a perçu des frais de 5 400 $ et a renoncé à 250 $ de frais.

Demandes de consultation reçues d’autres institutions

Lorsqu'une demande renferme des documents qui présentent un intérêt pour une autre institution, le Bureau de l'AIPRP de l'institution concernée est consulté. Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l'échelle internationale, le Ministère joue un rôle clé en vertu de la LAI au nom des autres institutions du gouvernement du Canada. De plus, le Ministère consulte des organismes à l'étranger pour le compte d'autres institutions fédérales qui traitent les demandes de documents provenant de l'étranger.

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a reçu 758 demandes de consultation (plus de 41 725 pages) d'autres institutions gouvernementales. La plupart de ces demandes provenaient d'institutions fédérales assujetties à la Loi sur l'accès à l'information. Toutefois, un faible pourcentage de consultations provenait d'autres administrations au Canada et à l’étranger.

Opérations internes

Formation et perfectionnement

Au cours de l'exercice 2015-2016, le Bureau de l'AIPRP a continué à fournir aux analystes la formation et les outils nécessaires pour exécuter leur travail efficacement, par l'intermédiaire de séances de formation conçues pour répondre aux besoins en formation du Bureau de l'AIPRP. Les parcours d'apprentissage élaborés antérieurement ont continué d’être utilisés comme outil efficace afin de cerner et d'établir en bonne et due forme les exigences en matière de formation des employés de la Direction de l'AIPRP.

Le Bureau de l'AIPRP a aussi continué de profiter de son programme de perfectionnement professionnel en matière d'AIPRP, qui permet au Ministère de former ses propres analystes de l'AIPRP, en raison de la pénurie d'analystes d'expérience au sein de la communauté de l'AIPRP fédérale. Ce programme a connu beaucoup de succès en permettant de résoudre des questions de recrutement, de maintien en poste et de planification de la relève. À l’heure actuelle, 13 employés participent au programme, et le recrutement se poursuit.

L'équipe de la politique et de la gouvernance aide à prendre en mains les besoins de formation en AIPRP du Bureau de l'AIPRP, du Ministère et d'autres institutions fédérales. Elle conseille également le Ministère au sujet de la conformité à la Loi sur l'accès à l'information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à leurs règlements connexes et aux exigences applicables en matière de politique du Conseil du Trésor du Canada.

Le Bureau de l'AIPRP continue également d’élargir la portée de ses outils de collaboration internes afin de mettre en commun l’information et les pratiques exemplaires et de faciliter la coopération à l’échelle du Ministère. Le Bureau de l’AIPRP a mis en œuvre un programme pan-ministériel structuré de sensibilisation à l'AIPRP comprenant les activités suivantes : réunions d’équipe, cours « Affaires mondiales Canada 101 » à l’intention de tous les employés, séances de formation préaffectation afin de mieux préparer les employés à leur travail dans les missions du Canada à l'étranger, et séances avec des spécialistes, au cours desquelles des dossiers sont examinés afin de préparer les employés à l'exercice de leur pouvoir discrétionnaire au moment de formuler des recommandations. En outre, l'utilisation d'un tutoriel interactif sur l'AIPRP, élaboré en collaboration avec l'Institut canadien du service extérieur, se poursuit.

Afin d'aider les agents consulaires à comprendre leurs rôles et responsabilités à l’égard de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le contexte de la prestation de services consulaires aux Canadiens, un programme de formation distinct est offert au moyen d'exercices pratiques fondés sur des mises en situation visant à mieux préparer les employés à des situations auxquelles ils pourraient faire face dans l'exercice de leurs fonctions.

Au cours de la période visée par le rapport, 41 séances de formation officielles ont été données à environ 518 employés. La direction de l'AIPRP du Ministère s'efforce continuellement de concevoir des outils didactiques et de les améliorer par l'intermédiaire des commentaires des employés qui ont pris part aux diverses séances de formation offertes.

Plaintes, vérifications et enquêtes

Du 1^er avril 2015 au 31 mars 2016, le Commissariat à l'information du Canada a reçu 83 plaintes au sujet de demandes d'accès à l'information présentées au Ministère. Les raisons des plaintes étaient les suivantes :

De plus, au cours de l'exercice 2015-2016, 43 plaintes ont été réglées. Les conclusions relatives aux plaintes réglées sont les suivantes : 

Le Ministère prend les plaintes au sérieux et les traite par plusieurs moyens, notamment les suivants : l'utilisation du programme de perfectionnement professionnel en matière d'AIPRP afin de recruter, de former et de promouvoir les employés, la prestation de séances de sensibilisation à l'égard de l'AIPRP à l’échelle du Ministère, la mise à jour du site intranet sur l'AIPRP, et le fait de veiller à ce que le nouveau personnel reçoive une formation appropriée et puisse se référer à un nouveau tutoriel en ligne sur l'AIPRP. La Direction a également affecté un agent pour traiter uniquement des plaintes.

Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées

Bien que la charge de travail se soit stabilisée, elle demeure importante, et le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du Ministère s’efforce continuellement de réaliser des gains d'efficacité. Au cours de l’an dernier, les lignes directrices internes ont été converties en un document électronique évolutif (dit « evergreen »).  

Le Ministère continue d'accorder une grande importance à la formation de ses agents en ce qui concerne leurs rôles et responsabilités en matière d'AIPRP pour assurer la conformité et réaliser des gains d'efficience.

Surveillance du temps de traitement

Le Ministère surveille le temps de traitement des demandes d'accès à l’information et fait le suivi de l'état d’avancement de ces demandes.

• Rapport sur les tâches en cours (toutes les deux semaines) : désigne toutes les tâches en cours d'exécution au sein du Ministère, y compris, pour chaque tâche, le secteur et la direction générale responsables, le type de tâche, le résumé de la demande et le nom de l'analyste désigné. Ces renseignements sont fournis à tous les sous-ministres adjoints et les directeurs généraux du Ministère.
• Rapport trimestriel sur le rendement, présenté au Conseil exécutif : aperçu ministériel de la conformité de chacun des secteurs aux tâches liées à l'AIPRP (nombre de prorogations demandées, pourcentage de demandes réglées dans les délais prescrits, temps moyen de réponse). Le Conseil exécutif comprend le sous-ministre des Affaires étrangères, le sous-ministre du Commerce international et le sous-ministre du Développement international, deux sous鈥憁inistres délégués, tous les sous-ministres adjoints, les chefs des communications et ceux des services intégrés, et quatre chefs de mission de niveau supérieur.  
• Un nouveau rapport de « discussion hebdomadaire sur les dossiers » a été élaboré et mis en œuvre. Les chefs d’équipe et les directeurs adjoints se réunissent chaque semaine pour surveiller l’état d’avancement de toutes les demandes en cours d’exécution et règlent les problèmes qui pourraient nuire à leur achèvement dans les délais prescrits.

Annexe A : Arrêtés sur la délégation

Arrêté sur la délégation en vertu de la Lois sur l'accès à l'information

En vertu de l'article 73 de la Lois sur l’accès à l'information, le ministre des Affaires étrangères délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre interimaire lesdits postes,les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par la Loi. LE présent document remplace et annule celui daté du 11 mars 1998.

Annexe

Poste

1. Sous-ministre des Affaires étrangères
2. Sous-ministre du Commerce international
3. Directeur général du Secrétariat des services intégrés
4. Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
5. Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

L'honorable Lawrence Cannon, c.p., député
Ottawa, le 02 oct. 2009

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l’accès à l’information, le Ministre des Affaires étrangères délègue aux titulaires, au sein de l'Agence canadienne de développement international, des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par la Loi. Le présent document remplace et annule celui daté du 11 août 1993.

Annexe

1. Poste : Président
   Article(s) : Tous les articles
2. Poste : Secretaire général
   Article(s) : Tous les articles
3. Poste : Coordonnateur AIPRP Coordinator, ATIP
   Article(s) : Tous les articles
4. Poste : Analyste principal, AIPRP
   Article(s) : 7(a), 7(b), 8(1), 9, 11(2)(3)(4)(5)(6), 27(1), 27(4), 28(1)(b), 28(2), 28(4), 35(2), 43(1), 44(2)

L'honorable Lawrence Cannon, c.p., député
Ottawa, le 02 oct. 2009

Annexe B : Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement – rapport statistique de 2015-2016

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l'institution : Affaires mondiales Canada

Période d’établissement de rapport : 2015-04-01 au 2016-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Demandes informelles

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

Partie 3 - Prorogations

3.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

3.2 Durée des prorogations

Partie 4 - Frais

Partie 5 - Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Partie 6 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques

6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Partie 7 - Plaintes et enquêtes

Partie 8 - Recours judiciaire

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

9.1 Coûts

9.2  Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.