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Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information - 2016-2017

Table des matières

• Introduction
  • Objet de la Loi sur l’accès à l’information
  • Mandat de l’institution
  • Structure organisationnelle
  • Pouvoirs délégués
• Administration des demandes
  • Demandes d’accès à l’information
  • Orignine des demandes
  • Dispositions des demandes traitées
  • Exemptions et exclusions
  • Traitement et communication des pages pertinentes
  • Prorogations de délais
  • Frais et coûts
  • Demandes de consultation reçues d’autres institutions
• Opérations internes
  • Formation et perfectionnement
  • Plaintes, vérifications et enquêtes
  • Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées
  • Surveillance du temps de traitement
• Annexe A : Arrêté sur la délégation
• Annexe B : Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement – rapport statistique pour 2016-2017

Introduction

Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information (LAI ou la Loi) pour l'exercice 2016-2017, conformément à l'article 72 de la Loi.

Nota : Dans le présent rapport, le Ministère est appelé Affaires mondiales Canada. Cependant, son appellation légale demeure « Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement », conformément à ce qui est énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement.

Objet de la Loi sur l’accès à l’information

La confère aux citoyens et aux résidents permanents canadiens, de même qu’aux sociétés et aux personnes présentes au Canada, le droit de demander accès à l’information et aux dossiers relevant du gouvernement fédéral.

Mandat de l’institution

Affaires mondiales Canada est le visage du pays dans le monde. AMC déploie des efforts en vue de promouvoir les intérêts politiques et économiques du Canada au sein de la communauté internationale et d'appliquer l'expérience canadienne afin de contribuer à résoudre les enjeux mondiaux.

Le mandat du Ministère, énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du commerce et du Commerce international, L.C. 2013, ch. 33, art. 174, se lit comme suit :

• diriger les relations diplomatiques et consulaires du Canada;
• être chargé des communications officielles entre le gouvernement du Canada, d’une part, et les gouvernements étrangers ou les organisations internationales, d’autre part;
• mener les négociations internationales auxquelles le Canada participe;
• coordonner les relations économiques internationales du Canada;
• stimuler le commerce international du Canada;
• favoriser le développement international durable et la réduction de la pauvreté dans les pays en voie de développement et fournir de l’aide humanitaire en temps de crise;
• coordonner les orientations données par le gouvernement du Canada aux chefs des missions diplomatiques et consulaires du Canada;
• assurer la gestion des missions diplomatiques et consulaires du Canada;
• assurer la gestion du service extérieur;
• encourager le développement du droit international et son application aux relations extérieures du Canada.

Le ministre des Affaires étrangères est également responsable de l’application de la Loi sur les licences d’exportation et d’importation, L.R.C. (1985), ch. E-19, qui autorise le gouvernement à surveiller et à réglementer le passage à la frontière de certaines marchandises, et de la Loi sur les mesures économiques spéciales, 40-41 Élisabeth II, ch. 17, qui autorise le gouvernement à appliquer des sanctions économiques en réponse à une menace sérieuse à la paix et à la sécurité internationales.

Le Ministère fournit également un soutien administratif aux autres ministères qui ont du personnel à l'étranger.

Structure organisationnelle

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (Bureau de l'AIPRP) est chargé de l'application de la Loi sur l'accès à l'information, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur du Bureau de l'AIPRP relève du Secrétariat des services intégrés, qui relève pour sa part du sous-ministre des Affaires étrangères.

En 2016-2017, le personnel du Bureau de l’AIPRP a fluctué entre quarante-cinq et cinquante-trois employés, y compris les consultants, afin de remplir les obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le 31 mars 2017, le personnel du Bureau de l’AIPRP employait un directeur, quatre directeurs adjoints, neuf chefs d’équipes, vingt-neuf analystes de différents niveaux, huit employés de bureau, quatre consultants, un étudiant, un étudiant à temps partiel, quatre employés occasionnels et un gestionnaire des systèmes. Le travail consiste à traiter tant des demandes complexes ou volumineuses que des demandes routinières plus simples, y compris des demandes de consultations provenant d'autres ministères, à fournir des conseils à des intervenants internes ou externes et à donner de la formation à des employés du Ministère.

Pouvoirs délégués

En conformité avec l'article 73 de la Loi, le pouvoir du ministre peut être délégué aux sous-ministres, au Secrétariat des services intégrés, au directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels ainsi qu'aux directeurs adjoints du Bureau de l'AIPRP.

Administration des demandes

La section suivante explique plus en détail le rapport statistique du Secrétaria du Conseil du Trésor (SCT) figurant à l’annexe B.

Demandes d’accès à l’information

En 2016-2017, Le Ministère a reçu 1 233 demandes d’accès à l’information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. À ces nouvelles demandes, il faut ajouter 332 demandes reportées de l'exercice précédent, pour un total de 1 565 demandes.

Au cours de la période visée par le rapport, 1 268 demandes ont été traitées, et 297 dossiers encore actifs ont été reportés à la prochaine période de référence. Grâce à une initiative pluriannuelle, le nombre de dossiers actifs a baissé à son plus bas niveau depuis plusieurs années. L'année actuelle a également été particulière en cela que nous avons traité plus de dossiers que nous en avons reçus. Pour effectuer ce travail, l'équipe de direction s'est efforcée de pourvoir tous les postes tout au long de l'année.

Origine des demandes

Les demandes d'accès à l'information reçues durant la période de référence du présent rapport se répartissent comme suit :

Disposition des demandes traitées

La répartition des demandes traitées durant la période de référence est la suivante :

Exemptions et exclusions

Les exemptions les plus courantes utilisées par le Ministère au cours de l'exercice relèvent des paragraphes 15(1) [affaires internationales] et 19(1) [renseignements personnels] ainsi que des alinéas 21(1)a) [conseils] et 21(1)b) [consultations et délibérations].

Traitement et communication des pages pertinentes

Pendant cette période de référence, le Ministère a communiqué 97 330 pages des 159 788 pages pertinentes qu'il a traitées.

Prorogations de délais

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a demandé des prorogations en vertu des alinéas 9(1)a), 9(1)b) et 9(1)c), à 203, 691 et 64 reprises, respectivement.

Frais et coûts

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a perçu des frais de 6 225 $ et a renoncé à 765 $ de frais.

Demandes de consultation reçues d’autres institutions

Lorsqu’une demande porte sur des dossiers susceptibles d'intéresser une autre institution, on consulte le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de cette institution. Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelle internationale, le Ministère joue un rôle clé en vertu de la LAI au nom des autres institutions gouvernementales du Canada. De plus, Affaires mondiales Canada consulte des organismes à l'étranger pour le compte d'autres institutions fédérales qui traitent les demandes de documents provenant de l'étranger.

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a reçu 800 demandes de consultation, ce qui représente plus de 111 862 pages, d'autres institutions gouvernementales. La plupart des demandes provenaient d'institutions fédérales assujetties à la Loi sur l'accès à l'information. Toutefois, un petit pourcentage de consultations provenait d’autres gouvernements au Canada et à l'étranger.

Opérations internes

Formation et perfectionnement

Au cours de l'exercice 2016-2017, le Bureau de l'AIPRP a continué à fournir aux analystes la formation et les outils nécessaires pour exécuter leur travail efficacement. Les parcours d'apprentissage élaborés antérieurement ont continué d’être utilisés comme outil efficace afin de cerner et d'établir en bonne et due forme les exigences en matière de formation des employés du Bureau de l'AIPRP.

Le Bureau de l’AIPRP a aussi continué de profiter de son programme de perfectionnement professionnel, qui permet au Ministère de former ses propres analystes de l’AIPRP, en raison de la pénurie d’analystes d’expérience au sein de la communauté de l’AIPRP fédérale. Ce programme a connu beaucoup de succès en permettant de résoudre des questions de recrutement, de maintien en poste et de planification de la relève. À l'heure actuelle, 13 employés participent au programme, et le recrutement se poursuit.

L'équipe de la politique et de la gouvernance aide à prendre en mains les besoins de formation du Bureau de l'AIPRP, et du Ministère. Elle conseille également le Ministère au sujet de la conformité à la Loi sur l'accès à l'information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à leurs règlements connexes et aux exigences applicables en matière de politique du Conseil du Trésor du Canada.

Le Bureau de l'AIPRP continue également d’élargir la portée de ses outils de collaboration internes afin de mettre en commun l’information et les pratiques exemplaires et de faciliter la coopération à l’échelle du Ministère. Le Bureau a mis en œuvre un programme pan-ministériel structuré de sensibilisation à l'AIPRP comprenant les activités suivantes : des réunions d’équipe, des cours « Affaires mondiales Canada 101 » à l’intention de tous les employés, des séances de formation de pré-affectation afin de mieux préparer les employés à leur travail dans les missions du Canada à l'étranger, et des séances avec des spécialistes et des agents de liaison. En outre, l’utilisation d’un tutoriel interactif sur l’AIPRP, élaboré en collaboration avec l’Institut canadien du service extérieur, se poursuit.

Afin d’aider les agents consulaires à comprendre leurs rôles et responsabilités vis-à-vis de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le contexte de la prestation de services consulaires aux Canadiens, un programme de formation particulière est offert au moyen d’exercices pratiques fondés sur des mises en situation visant à mieux préparer les employés à des situations auxquelles ils pourraient faire face dans l’exercice de leurs fonctions.

Au cours de la période visée par le rapport, 21 séances de formation officielles à l'AIPRP ont été données à environ 502 employés. La Direction de l'AIPRP du Ministère s'efforce continuellement de concevoir des outils didactiques et de les améliorer par l’intermédiaire des commentaires des employés qui ont pris part aux diverses séances de formation offertes.

Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées

Bien que la charge de travail ait augmenté, le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du Ministère s’efforce continuellement de réaliser des gains d'efficacité. Les lignes directrices internes de la direction ont été converties en un « document électronique évolutif », dit « evergreen », qui est mis à jour dès que de nouvelles politiques sont mises en œuvre ou que d'anciennes politiques sont modifiées.

Le Ministère a continué à accorder une grande importance à la sensibilisation de ses agents en ce qui concerne leurs rôles et responsabilités en matière d’AIPRP pour assurer la conformité et réaliser des gains d’efficience.

Plaintes, vérifications et enquêtes

Du 1^er avril 2016 au 31 mars 2017, le Commissariat à l’information du Canada a reçu 83 plaintes au sujet de demandes d’accès à l’information présentées au Ministère. Les raisons des plaintes étaient les suivantes :

De plus, au cours de l’exercice 2016-2017, 71 plaintes ont été fermées. Les conclusions relatives aux plaintes fermées sont les suivantes :

Le Ministère prend les plaintes au sérieux et les traite par l'entremise de la formation continue et de la sensibilisation croissante. La Direction a également affecté deux agents pour traiter uniquement des plaintes. L'exercice financier 2016-2017 est le premier exercice depuis une décennie au cours duquel Affaires mondiales Canada a réglé plus de plaintes qu'il n'en a reçues.

Surveillance du temps de traitement

Le Ministère surveille le temps de traitement des demandes d'accès à l’information et fait le suivi de l'état d’avancement de ces demandes.

• Rapport sur les tâches en cours (toutes les deux semaines) : désigne toutes les tâches en cours d’exécution au sein du Ministère, y compris, pour chaque tâche, le secteur et le bureau responsables, le type de tâche, le résumé de la demande et le nom de l’analyste désigné. Ces renseignements sont fournis à tous les sous-ministres adjoints et directeurs généraux d'Affaires mondiales Canada.
• Rapport trimestriel sur le rendement, présenté au Conseil exécutif : aperçu ministériel de la conformité de chacun des secteurs aux tâches liées à l’AIPRP (nombre de prorogations demandées, pourcentage de demandes réglées dans les délais prescrits, temps moyen de réponse). Le Conseil exécutif comprend les sous-ministres d'Affaires mondiales et les sous-ministres adjoints, ainsi que le secrétariat des Services intégrés, l'avocat général principal, le dirigeant principal de la vérification, et cinq chefs de mission de niveau supérieur.
• Un rapport de « discussion hebdomadaire sur les dossiers » permet aux chefs d’équipe et aux directeurs adjoints de se réunir chaque semaine pour surveiller l’état d’avancement de toutes les demandes en cours d’exécution et de régler les problèmes qui pourraient nuire à leur achèvement dans les délais prescrits.

Annexe A : Arrêté sur la délégation

Arrêté sur la délégation en vertu de la Lois sur l'accès à l'information

En vertu de l'article 73 de la Lois sur l’accès à l'information, la ministre des Affaires étrangères délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre interimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles de la Loi mentionnés dans l'annexe en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule celui daté du 2 octobre 2009.

Annexe

Poste

1. Sous-ministre des Affaires étrangères (tous les articles)
2. Sous-ministre du Commerce international (tous les articles)
3. Sous-ministre du Développement international (tous les articles)
4. Sous-ministre délégué des Affaires étrangères (tous les articles)
5. Directeur général, Secrétariat des services intégrés (tous les articles)
6. Directeur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (tous les articles)
7. Directeurs adjoints l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (tous les articles)

L'honorable Chrystia Freeland, c.p., députée
Ottawa, le 04 juillet 2017

Annexe B : Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement du Canada – Rapport statistique de 2016-2017

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l'institution : Affaires mondiales Canada

Période d’établissement de rapport : 2016-04-01 au 2017-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Demandes informelles

Remarque : Toutes les demandes précédemment enregistrées comme étant « traitées de façon informelle » ne figureront désormais que dans cette section.

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

Partie 3 - Prorogations

3.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

3.2 Durée des prorogations

Partie 4 - Frais

Partie 5 - Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Partie 6 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques

6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Partie 7 - Plaintes et enquêtes

Partie 8 - Recours judiciaire

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

9.1 Coûts

9.2  Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.