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Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information - 2017-2018

Table des matières

• Présentation
  • But de Loi sur l’accès à l’information
  • Mandat de l’organisme
  • Structure organisationnelle
  • Pouvoirs délégués
  • Points saillants du rapport
• Administration des demandes
  • Demandes d’accès à l’information
  • Origine des demandes
  • Répartition des demandes traitées
  • Exceptions et exclusions
  • Traitement et communication des pages pertinentes
  • Prorogations de délai
  • Frais et coûts
  • Consultations reçues d’autres institutions
• Opérations internes
  • Formation et perfectionnement
  • Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées
  • Plaintes, vérifications et enquêtes
  • Surveillance du temps de traitement
• Annexe A : Arrêté sur la délégation
• Annexe B : Rapport statistique pour 2017-2018 d’Affaires mondiales Canada

Présentation

Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) pour l’exercice 2017-2018, conformément à l’article 72 de la Loi.

NOTA : Dans le présent rapport, le Ministère est appelé Affaires mondiales Canada. Cependant, son appellation légale demeure « ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement », conformément à ce qui est énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement.

But de Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information confère aux citoyens et aux résidents permanents canadiens, de même qu’aux sociétés et aux personnes présentes au Canada, le droit de demander accès à l’information et aux dossiers relevant du gouvernement fédéral.

Mandat de l’organisme

Affaires mondiales Canada est le porte-parole du pays dans le monde et s’emploie à faire la promotion des intérêts politiques et économiques du Canada au sein de la communauté internationale ainsi qu’à appliquer l’expérience canadienne afin de contribuer à résoudre les enjeux mondiaux.

Le mandat du Ministère, énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, L.R.C. (2013), ch. 33, art. 174, est le suivant :

• diriger toutes les relations diplomatiques et consulaires du Canada;
• être chargé des communications officielles entre le gouvernement du Canada, d’une part, et les gouvernements étrangers ou les organisations internationales, d’autre part;
• mener et gérer les négociations internationales auxquelles participe le Canada;
• coordonner les relations économiques internationales du Canada;
• stimuler le commerce international du Canada;
• favoriser le développement international durable et la réduction de la pauvreté dans les pays en développement, et fournir une aide humanitaire en cas de crise;
• coordonner les orientations données par le gouvernement du Canada aux chefs des missions diplomatiques et consulaires du Canada;
• assurer la gestion des missions diplomatiques et consulaires du Canada;
• assurer la gestion du Service extérieur;
• encourager le développement du droit international et son application aux relations extérieures du Canada.

Le ministre des Affaires étrangères est également responsable de l’application de la Loi sur les licences d’exportation et d’importation, L.R.C. (1985), ch. E-19, qui autorise le gouvernement à surveiller et à réglementer le passage à la frontière de certaines marchandises, et de la Loi sur les mesures économiques spéciales, L.C. 1992, ch. 17, qui autorise le gouvernement à appliquer des sanctions économiques en réponse à une menace sérieuse à la paix et à la sécurité internationales.

Le Ministère fournit également un soutien administratif aux autres ministères qui ont du personnel à l’étranger.

Structure organisationnelle

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est chargée de l’application de la Loi, y compris le traitement des demandes et des consultations. Le directeur de la Direction de l’AIPRP relève du secrétaire des Services intégrés, qui relève pour sa part du sous-ministre des Affaires étrangères.

En 2017-2018, la Direction de l’AIPRP employait 62 équivalents temps plein afin de remplir les obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pendant la majeure partie de l’exercice financier, le personnel de la Direction comptait jusqu’à sept consultants et deux étudiants.

La structure de la Direction comprend un directeur, cinq directeurs adjoints, neuf chefs d’équipe, un conseiller principal, un gestionnaire, un adjoint administratif, quarante-quatre analystes, deux administrateurs de système et sept commis. Cette liste comprend l’équipe de politiques et gouvernance de la protection des renseignements personnels, qui est composée d’un chef d’équipe et de trois analystes qui ne travaillent pas à l’application de la Loi. Pendant la période visée par le rapport, ce ne sont pas tous les postes de la Direction qui étaient dotés.

Le travail de la Direction de l’AIPRP consiste à traiter les demandes d’accès à l’information adressées au Ministère et les demandes de consultations provenant d’autres ministères, ainsi qu’à fournir des conseils à des intervenants internes ou externes et à donner de la formation à des employés du Ministère.

Pouvoirs délégués

En conformité avec l’article 73 de la Loi, le pouvoir du ministre est délégué aux sous-ministres, au secrétaire des Services intégrés ainsi qu’au directeur et aux directeurs adjoints de la Direction de l’AIPRP.

Points saillants du rapport

NOMBRE DE DEMANDES

Le nombre de demandes d’accès à l’information présentées au Ministère a poursuivi sa progression constante. En 2017-2018, le nombre total de demandes était 36 % plus élevé que pour l’exercice précédent. L’augmentation depuis 2014-2015 s’élève à 93 %. En raison de ce volume croissant, le Ministère a reçu plus de demandes pendant la période visée par le rapport qu’il n’en a fermées.

TAUX DE PRÉSOMPTION DE REFUS

Le taux de présomption de refus du Ministère en 2017-2018 (c.-à-d. le pourcentage de demandes d’accès à l’information qui ont reçu une réponse après le délai prévu par la Loi) s’établissait à 22 %. Cela signifie que 78 % des réponses aux demandes d’accès à l’information envoyées au Ministère ont été fournies aux demandeurs à temps. Le taux de présomption de refus pour la période visée par le rapport représentait une amélioration par rapport au taux pour la période précédente, qui était de 30 %. La baisse du taux de présomption de refus du Ministère fait partie d’une tendance sur plusieurs années.

Le rendement du Ministère pendant la période visée par le rapport était en voie d’être meilleur, mais il a été amoindri par des erreurs dans la salle de courrier qui ont empêché l’envoi à temps d’environ 85 réponses et 51 avis de prorogation de délai entre le 12 décembre 2017 et le 10 janvier 2018. Ce problème a été signalé au Commissariat à l’information du Canada et au Secrétariat du Conseil du Trésor.

DOTATION

Le Ministère a pris des mesures pour améliorer son rendement en dotant la Direction de l’AIPRP de ressources additionnelles. En 2017-2018, environ 54 équivalents temps plein (ETP) de la Direction travaillaient exclusivement au traitement des demandes d’accès à l’information. Cela représentait une augmentation de 10 % par rapport à la période de référence précédente.

MÉTHODES NOVATRICES POUR AMÉLIORER L’EFFICACITÉ OPÉRATIONNELLE

Pendant la période de référence, la Direction de l’AIPRP a entrepris un processus systématique et permanent pour examiner et rationaliser ses activités. Ce processus comprenait l’identification de réformes précises permettant d’améliorer l’efficacité, ainsi que la création d’équipes de projet responsables de mettre en œuvre ces réformes. On devrait ressentir les avantages de ces initiatives pendant le prochain exercice. En outre, la Direction a identifié un poste qui sera occupé par un conseiller principal en matière de politique et de gouvernance de l’AIPRP. Une des principales fonctions associées à ce poste consiste à promouvoir des procédures et une formation améliorées afin de favoriser l’application de la Loi.

Administration des demandes

La section suivante explique les éléments clés du rapport statistique à l’intention du Secrétariat du Conseil du Trésor présenté à l’annexe B.

Demandes d’accès à l’information

En 2017-2018, le Ministère a reçu 1 680 demandes d’accès à l’information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. De plus, 297 demandes ont été reportées de l’exercice financier précédent, pour un total de 1 977 demandes en cours.

Durant la période visée par le rapport, 1 569 demandes ont été fermées. Par conséquent, 408 dossiers encore actifs ont été reportés à la prochaine période de référence.

L’exercice 2017-2018 a vu croître de 24 % le nombre de demandes fermées. Ce rendement accru a été contrebalancé par une augmentation de 36 % du nombre de demandes reçues.

Origine des demandes

Voici la répartition des demandes d’accès à l’information reçues durant la période visée par le présent rapport :

Répartition des demandes traitées

Voici les décisions prises à l’égard des demandes réglées durant la période visée par le présent rapport :

Exceptions et exclusions

Les exceptions en vertu de la Loi utilisées le plus souvent par le Ministère au cours de la période visée par le rapport relèvent des paragraphes 19(1) [renseignements personnels] et 15(1) [affaires internationales], ainsi que des alinéas 21(1)a) [conseils] et 21(1)b) [consultations et délibérations].

Traitement et communication des pages pertinentes

Pendant la période de référence, le Ministère a communiqué 83 967 pages des 141 778 pages pertinentes qu’il a traitées.

Prorogations de délai

Au cours de la période de référence, le Ministère a demandé 222 prorogations en vertu des alinéas 9(1)a), 583 en vertu de l’alinéa 9(1)b) et 35 en vertu de l’alinéa 9(1)c).

Frais et coûts

Durant la période de référence, le Ministère a perçu des frais de 7 060 $ et a renoncé à 785 $ de frais.

Consultations reçues d’autres institutions

Lorsqu’une demande adressée au Ministère portait sur des dossiers susceptibles d’intéresser une autre institution, le Ministère consultait le coordonnateur de l’AIPRP de cette institution.

Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelle internationale, le Ministère a joué un rôle clé en vertu de la Loi au nom des autres institutions du gouvernement du Canada. Plus précisément, le Ministère a consulté des gouvernements et des organismes étrangers pour le compte d’autres institutions fédérales lorsque celles-ci devaient déterminer si elles pouvaient communiquer des documents provenant de l’étranger. Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a reçu 784 demandes de consultation d’autres institutions gouvernementales, ce qui représente plus de 33 537 pages. La plupart des demandes de consultation provenaient d’institutions fédérales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information. Toutefois, un petit pourcentage de consultations provenait d’autres gouvernements au Canada et à l’étranger.

Opérations internes

Formation et perfectionnement

Pendant l’exercice 2017-2018, la Direction de l’AIPRP a continué d’offrir à ses analystes la formation et les outils nécessaires pour effectuer leur travail efficacement, notamment en veillant à ce que les ententes d’évaluation de rendement de tous les membres du personnel comprennent des plans d’apprentissage.

La Direction de l’AIPRP a profité de son programme de perfectionnement professionnel, qui permet au Ministère de former et de promouvoir ses propres analystes du niveau débutant au niveau principal. Ce programme a connu beaucoup de succès en facilitant la résolution de défis liés au recrutement, au maintien en poste et à la planification de la relève. À la fin de l’exercice, 17 employés faisaient partie du programme et des processus de recrutement étaient en cours.

La Direction de l’AIPRP a également continué d’élargir son utilisation d’outils de collaboration internes afin de mettre en commun l’information et les pratiques exemplaires et de faciliter la coopération à l’échelle du Ministère. Un programme panministériel structuré de sensibilisation à l’AIPRP était en place et comprenait les activités suivantes : des séances de formation trimestrielles formelles, des séances de formation de préaffectation pour préparer les employés à leur travail dans les missions du Canada à l’étranger et des séances de formation individualisées. En outre, pendant la période visée par le rapport, 182 employés ont suivi un tutoriel interactif en ligne sur l’AIPRP, élaboré en collaboration avec l’Institut canadien du service extérieur.

Afin d’aider les agents consulaires à comprendre leurs rôles et responsabilités vis-à-vis de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le contexte de la prestation de services consulaires aux Canadiens, un programme de formation particulier a été offert au moyen d’exercices pratiques fondés sur des mises en situation. De même, un programme de formation sur mesure a été offert au personnel du Bureau de gestion des Sommets dans la perspective du rôle du Canada à titre d’hôte du Sommet du G7 de 2018.

Le nouveau conseiller principal en matière de politique et de gouvernance de l’AIPRP de la Direction avait la tâche d’organiser et d’offrir de la formation sur l’application de la Loi aux employés ministériels ainsi que de la formation visant à renforcer l’expertise du personnel de la Direction. Lorsque le poste de conseiller principal n’était pas occupé, la formation destinée au Ministère était offerte par une liste de membres aguerris de la Direction.

Au cours de la période visée par le rapport, au moins 33 séances de formation officielles sur l’AIPRP ont été données à environ 532 employés. La Direction de l’AIPRP s’est continuellement efforcée de concevoir des outils didactiques et de les améliorer par l’intermédiaire des commentaires des employés qui ont pris part à ces séances de formation.

Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées

En septembre 2017, la Direction a lancé un examen exhaustif de ses procédures d’AIPRP à l’aide de la méthodologie « LEAN ». À la fin de la période de référence, plusieurs équipes de projet finalisaient des plans détaillés visant à mettre en œuvre des réformes au cours du prochain exercice financier. Parmi les initiatives envisagées se trouvaient des améliorations de l’efficacité administrative interne (p. ex. éliminer les vérifications de documents redondantes) et des efforts plus étendus pour modifier la culture ministérielle (p. ex. s’assurer que les directions consultées relativement à une demande d’AIPRP justifient pleinement toute exception suggérée).

Le nouveau conseiller principal en matière de politique et de gouvernance de l’AIPRP a également été chargé de trouver des façons d’améliorer le rendement de la Direction. Il devait notamment s’occuper de la réorganisation complète des lignes directrices internes de la Direction. Le poste était vacant à la fin de la période de référence, mais le projet devrait être mis en œuvre lorsque la dotation sera terminée pendant le prochain exercice.

Le Ministère a continué d’accorder une grande importance à la sensibilisation de ses agents en ce qui concerne leurs rôles et responsabilités en matière d’AIPRP pour assurer la conformité et l’efficacité.

Plaintes, vérifications et enquêtes

Au cours de l’exercice financier 2017-2018, le Commissariat à l’information du Canada a reçu 87 plaintes au sujet de demandes d’accès à l’information présentées au Ministère. Les raisons des plaintes étaient les suivantes :

Pendant la période visée par le rapport, 69 plaintes à l’endroit du Ministère ont été réglées. Les conclusions relatives aux plaintes réglées étaient les suivantes :

Le Ministère a pris très au sérieux les plaintes reçues et a réglé les problèmes ciblés, entre autres grâce à la formation. La Direction avait un agent affecté exclusivement au règlement des plaintes.

Surveillance du temps de traitement

Le Ministère surveillait le temps de traitement des demandes et faisait le suivi de leur état. Les outils suivants étaient utilisés à cette fin :

• rapport sur les tâches en cours (hebdomadaire) : Ce rapport signalait toutes les tâches en cours d’exécution au sein du Ministère. Pour chaque tâche, il indiquait le secteur et le bureau responsables, le type de tâche, un résumé de la demande et le nom de l’analyste désigné. Le rapport était fourni à tous les sous-ministres adjoints et directeurs généraux du Ministère;
• une discussion sur les dossiers (hebdomadaire) : Cette rencontre réunissait tous les gestionnaires de la Direction de l’AIPRP. Elle constituait une occasion de surveiller l’état de toutes les demandes en cours et de résoudre les problèmes pouvant nuire à leur règlement dans les délais prévus;
• un rapport d’examen (hebdomadaire) : Cet outil permettait au directeur de garder à l’œil tout problème concernant une demande à l’étape de l’approbation finale.

Annexe A : Arrêté sur la délégation

Arrêté sur la délégation en vertu de la Lois sur l'accès à l'information

En vertu de l'article 73 de la Lois sur l’accès à l'information, la ministre des Affaires étrangères délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre interimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles de la Loi mentionnés dans l'annexe en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule celui daté du 2 octobre 2009.

Annexe

Poste

1. Sous-ministre des Affaires étrangères (tous les articles)
2. Sous-ministre du Commerce international (tous les articles)
3. Sous-ministre du Développement international (tous les articles)
4. Sous-ministre délégué des Affaires étrangères (tous les articles)
5. Directeur général, Secrétariat des services intégrés (tous les articles)
6. Directeur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (tous les articles)
7. Directeurs adjoints l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (tous les articles)

L'honorable Chrystia Freeland, c.p., députée
Ottawa, le 04 juillet 2017

Annexe B : Rapport statistique pour 2017-2018 d’Affaires mondiales Canada

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution :
Affaires mondiales Canada

Période d'établissement de rapport :
2017-04-01 au 2018-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

Partie 3 - Prorogations

Partie 4 – Frais

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Partie 6 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Partie 7 - Plaintes et enquêtes

Partie 8 - Recours judiciaire

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information