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Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information 2019-2020

Table des matières

• Introduction
  • Objet de la Loi sur l’accès à l’information
  • Mandat de l’institution
  • Structure organisationnelle
  • Pouvoirs délégués
  • Points saillants du rapport
• Administration des demandes
  • Demandes d’accès à l’information
  • Origine des demandes
  • Répartition des demandes traitées
  • Exceptions et exclusions
  • Traitement et communication des pages pertinentes
  • Frais et coûts
  • Demandes de consultation reçues d’autres institutions
• Opérations internes
  • Formation et perfectionnement
  • Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées
  • Plaintes, audits et enquêtes
  • Surveillance des délais de traitement
  • Révision judiciaire
  • Incidence de la COVID-19
• Annexe A : Arrêté sur la délégation
• Annexe B : Rapport statistique d’Affaires Mondiales Canada pour 2019-2020

Introduction

Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) pour l’exercice 2019-2020, conformément à l’article 72 de la Loi.

Remarque : Dans ce rapport, le Ministère est désigné sous l’appellation « Affaires mondiales Canada ». Toutefois, en vertu de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, son appellation officielle demeure « Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement ».

Objet de la loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information confère aux citoyens et aux résidents permanents canadiens, de même qu’aux sociétés et aux personnes présentes au Canada, le droit de demander l’accès à l’information et aux dossiers relevant de l’administration fédérale.

Mandate of the institution

Affaires mondiales Canada est le visage du pays dans le monde. Le Ministère déploie des efforts en vue de promouvoir les intérêts politiques et économiques du Canada au sein de la communauté internationale et d’appliquer l’expérience canadienne afin de contribuer à la résolution des enjeux mondiaux.

Le mandat du Ministère, énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, L.R.C. (2013), ch. 33, art. 18, est le suivant :

• Diriger les relations diplomatiques et consulaires du Canada;
• Assurer les communications officielles entre le gouvernement du Canada, d’une part, et les gouvernements étrangers ou les organisations internationales, d’autre part;
• Mener et gérer les négociations internationales auxquelles le Canada participe;
• Coordonner les relations économiques internationales du Canada;
• Stimuler le commerce international du Canada;
• Favoriser le développement international durable et la réduction de la pauvreté dans les pays en voie de développement et fournir de l’aide humanitaire en temps de crise;
• Coordonner les orientations données par le gouvernement du Canada aux chefs des missions diplomatiques et consulaires du Canada;
• Assurer la gestion des missions diplomatiques et consulaires du Canada;
• Assurer la gestion du service extérieur;
• Encourager le développement du droit international et son application aux relations extérieures du Canada.

Le ministre des Affaires étrangères est également responsable de l’application de la Loi sur les licences d’exportation et d’importation, L.R.C. (1985), ch. E-19, qui autorise le gouvernement à surveiller et à réglementer le passage à la frontière de certaines marchandises, ainsi que de la Loi sur les mesures économiques spéciales, L.C. 1992, ch. 17, qui autorise le gouvernement à appliquer des sanctions économiques en réponse à une menace grave pour la paix et la sécurité internationales.

Le Ministère fournit également un soutien administratif aux autres ministères qui ont du personnel à l’étranger.

Structure organisationnelle

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est chargée de l’application de la Loi, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur de la Direction de l’AIPRP relève du Secrétaire des services intégrés, qui relève pour sa part du sous-ministre des Affaires étrangères.

En 2019-2020, la Direction de l’AIPRP employait 59 équivalents temps plein afin de remplir les obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pendant la majeure partie de l’exercice, le personnel de la Direction comptait jusqu’à cinq consultants et un étudiant.

La structure de la Direction comprend un directeur, cinq directeurs adjoints, huit chefs d’équipe, un conseiller supérieur, un gestionnaire, un adjoint administratif, quarante-quatre analystes, un administrateur de système, un coordonnateur administratif et sept commis. Cette liste englobe l’équipe chargée de la politique et de la gouvernance en matière de protection des renseignements personnels, composée d’un chef d’équipe et de trois analystes qui travaillent exclusivement à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle comprend également un chef d’équipe et cinq analystes affectés au projet pilote de l’équipe de réception des demandes créée en novembre 2018. Les postes de la Direction n’étaient pas tous dotés pendant la période visée par le rapport.

Pouvoirs délégués

Conformément à l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information, le pouvoir du ministre peut être délégué aux sous-ministres, au Secrétaire des services intégrés ainsi qu’au directeur et aux directeurs adjoints de la Direction de l’AIPRP.

Points saillants du rapport

Nombre de demandes :

Le nombre de demandes d’accès à l’information reçues par le Ministère a augmenté de 12 % par rapport à la période de référence précédente. Comparativement aux trois périodes de référence précédentes, le nombre de demandes présentées a connu une hausse de 4 %. Le nombre de demandes traitées par le Ministère a augmenté de 2 % par rapport à la période de référence précédente. Comparativement aux trois périodes de référence précédentes, le nombre de demandes présentées a diminué de 7 %. Cette diminution est principalement attribuable à un rendement exceptionnellement élevé en 2017-2018. Autrement, le nombre de demandes fermées en 2019-2020 est semblable à celui de 2016-2017 et de 2018-2019.

Taux de présomption de refus :

Le taux de présomption de refus du Ministère en 2019-2020 (c.-à-d. le pourcentage de demandes d’accès à l’information qui ont reçu une réponse après le délai prévu par la Loi) s’établissait à 23 %. Cela signifie que 77 % des réponses aux demandes d’accès à l’information envoyées au Ministère ont été fournies aux demandeurs à temps. Le taux de présomption de refus pour la période visée par le rapport a diminué de 32 % comparativement à 34 % pour la période précédente.

Dotation :

En 2019-2020, environ 49 équivalents temps plein (ETP) de la Direction travaillaient exclusivement au traitement des demandes d’accès à l’information. Ce chiffre représente une baisse de 2 % par rapport à la période de référence précédente. Le Ministère a pris des mesures pour améliorer son rendement en dotant la Direction de l’AIPRP de ressources additionnelles.

Méthodes novatrices pour améliorer l’efficacité opérationnelle :

Pendant la période visée par le rapport, la Direction de l’AIPRP a maintenu son engagement en matière d’amélioration continue et d’innovation. Forte de la réussite des projets pilotes des années précédentes, la Direction de l’AIPRP a retenu les services d’un expert-conseil en gestion du changement pour la prestation de conseils sur la modernisation du processus. La modernisation du processus vise à rationaliser davantage les opérations de l’AIPRP, afin de s’assurer que l’innovation, qui a commencé avec la formation sur la rationalisation et le projet pilote de l’Unité de réception des demandes, se poursuive en vue d’accroître l’efficacité du Ministère pour répondre aux besoins d’information des Canadiens.

En janvier 2020, la Direction de l’AIPRP a lancé un projet pilote de télétravail au sein de ses groupes responsables des politiques d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels. En collaborant avec des collègues de l’AIPRP d’autres ministères qui avaient établi des initiatives de télétravail efficaces, la DCP a mis en œuvre une politique qui s’est révélée très utile pour adapter les opérations pendant la pandémie de COVID‑19. Grâce au projet pilote de télétravail, les équipes chargées de la politique d’AIPRP et de la politique de protection des renseignements personnels ont pu continuer de fonctionner tout en étant absentes physiquement du bureau. Le projet pilote a également permis de jeter les bases d’un projet de télétravail élargi. La Direction de l’AIPRP continue de faire des progrès vers une mise en œuvre complète des modalités de télétravail, afin de rendre compte de la nouvelle réalité du travail à domicile par défaut.

Un autre projet a débuté au cours de l’exercice 2019-2020 avec postel, un service offert par Postes Canada qui permet la transmission de fichiers, y compris de gros fichiers, en toute sécurité entre des expéditeurs, jusqu’au niveau Protégé B inclusivement. Cela devrait permettre à AMC de répondre à presque toutes les demandes de renseignements personnels et d’accès à l’information par voie électronique.

Administration des demandes

La section suivante explique les éléments clés du rapport statistique à l’intention du Secrétariat du Conseil du Trésor présenté à l’annexe B.

Demandes d’accès à l’information

En 2019-2020, le Ministère a reçu 1 460 demandes d’accèsà l’information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. De plus, 471 demandes ont été reportées de l’exercice précédent, pour un total de 1 931 demandes en cours.

Durant la période visée par le rapport, 1 269 demandes ont été traitées. Par conséquent, 662 dossiers encore actifs ont été reportés à la prochaine période de référence.

Origine des demandes

Voici la répartition des demandes d’accès à l’information reçues durant la période visée par ce rapport :

Répartition des demandes traitées

Voici les décisions prises à l’égard des demandes réglées au cours de la période visée par le rapport :

Exceptions et exclusions

Les exceptions en vertu de la Loi le plus souvent appliquées par le Ministère au cours de la période visée par le rapport relèvent des paragraphes 19(1) [renseignements personnels] et 15(1) [affaires internationales], ainsi que des alinéas 21(1)a) [avis] et 21(1)b) [consultations et délibérations].

Traitement et communication des pages pertinentes

Pendant la période de référence, le Ministère a communiqué 64 765 pages des 112 798 pages pertinentes qu’il a traitées.

Prorogations du délai

Au cours de la période de référence, le Ministère a demandé 318 prorogations en vertu des alinéas 9(1)a), 652 en vertu de l’alinéa 9(1)b) et 31 en vertu de l’alinéa 9(1)c).

Frais et coûts

Durant la période de référence, le Ministère a perçu des frais de 4 310 $ et a renoncé à 2 035 $ de frais.

Demandes de consultation reçues d’autres institutions

Lorsqu’une demande adressée au Ministère porte sur des dossiers susceptibles d’intéresser une autre institution, le Ministère consulte le coordonnateur de l’AIPRP de cette institution.

Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelle internationale, le Ministère a joué un rôle clé en vertu de la Loi au nom des autres institutions du gouvernement du Canada. Plus précisément, le Ministère a consulté des gouvernements et des organismes étrangers pour le compte d’autres institutions fédérales lorsque celles-ci devaient déterminer si elles pouvaient communiquer des documents provenant de l’étranger. Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a reçu 746 demandes de consultation d’autres institutions gouvernementales, ce qui représente plus de 16 541 pages. La plupart des demandes de consultation provenaient d’institutions fédérales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information. Toutefois, un petit pourcentage de consultations provenait d’autres gouvernements au Canada et à l’étranger.

Opérations internes

Formation et perfectionnement

Pendant l’exercice 2019-2020, la Direction de l’AIPRP a continué d’offrir à ses analystes la formation et les outils nécessaires pour effectuer leur travail efficacement, notamment en veillant à ce que les ententes d’évaluation de rendement de tous les membres du personnel comprennent des plans d’apprentissage. La Direction de l’AIPRP continue d’élaborer des outils et des directives pour aider les analystes à appliquer la Loi sur l’accès à l’information et assurer l’uniformité de l’approche. Les initiatives de formation interne de la Direction de l’AIPRP comprennent également le programme de mentorat concernant l’AIPRP et l’invitation de conférenciers de la collectivité de l’AIPRP.

La Direction de l’AIPRP a profité de son Programme de perfectionnement professionnel, qui permet au Ministère de former et de promouvoir ses propres analystes du niveau de débutant au niveau d’analyste principal. Ce programme a été très fructueux, car il a permis de résoudre des problèmes de recrutement, de maintien en poste et de planification de la relève. À la fin de l’exercice, 14 employés faisaient partie du programme et un processus de recrutement était en cours.

La Direction de l’AIPRP continue de favoriser le dialogue avec les clients internes. Au cours de la période visée par le rapport, elle a intensifié ses efforts pour répondre au désir de formation au sein du Ministère. Parmi les avantages qui en ont découlé, mentionnons l’établissement de relations entre les analystes et les experts en la matière, des possibilités d’acquisition de compétences pour les analystes du Programme de perfectionnement professionnel et des offres de formation continue dans l’ensemble du Ministère. Grâce à une plus grande sensibilisation et à l’augmentation des ressources des employés, la Direction de l’AIPRP a offert une formation à un nombre record d’agents. Au cours de la période visée par le rapport, la DCP a formé environ 80 agents de liaison et 388 experts en la matière, soit une augmentation de 235 % par rapport à l’an dernier.

En outre, pendant la période visée par le rapport, 184 employés ont suivi un tutoriel interactif en ligne sur l’AIPRP, élaboré en collaboration avec l’Institut canadien du service extérieur.

Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées

À la suite des initiatives de rationalisation menées depuis 2017-2018, des efforts ont été déployés pour favoriser un dialogue efficace entre la Direction de l’AIPRP et les experts en la matière. On a lancé une campagne sur un an qui comprenait des initiatives de sensibilisation et la présentation de statistiques utiles afin de déterminer les aspects à améliorer. Par exemple, le rapport mensuel sur le rendement des directions générales est désormais diffusé par le Secrétaire des services intégrés et englobe toutes les directions générales dont les échéances internes n’ont pas été respectées. Ce rapport a provoqué une réaction importante de la part des directions générales et une prise de conscience renouvelée quant aux délais des tâches.

L’équipe de réception des demandes n’est plus considérée comme un projet pilote. La centralisation de ses fonctions administratives a démontré ses avantages. L’équipe de réception des demandes sert également d’unité de formation et participe à l’intégration des nouveaux employés. Une fois que les nouveaux employés ont terminé leur mandat au sein de l’équipe de réception des demandes, ils sont transférés à des portefeuilles réguliers. Après cette transition, ils sont appuyés par le Programme de mentorat de la Direction de l’AIPRP, une autre initiative de rationalisation.

Le Ministère a continué d’accorder une grande importance à la sensibilisation de ses agents en ce qui concerne leurs rôles et responsabilités en matière d’AIPRP pour assurer la conformité et réaliser des gains d’efficacité.

Un projet pilote de télétravail a été mis en œuvre avec l’équipe chargée de la protection des renseignements personnels et l’équipe chargée de la politique et de la gouvernance en janvier 2020. Cela a permis aux deux équipes de demeurer pleinement opérationnelles lorsque le confinement en raison de la COVID‑19 a commencé en mars 2020.

Plaintes, audits et enquêtes

Au cours de l’exercice 2019-2020, le Commissariat à l’information du Canada a reçu 58 plaintes au sujet de demandes d’accès à l’information présentées au Ministère. Les raisons des plaintes étaient les suivantes :

Pendant la période visée par le rapport, 82 plaintes formulées à l’endroit du Ministère ont été réglées. Les conclusions relatives aux plaintes réglées étaient les suivantes :

Le Ministère a démontré son engagement à éliminer les plaintes non résolues et a cherché à régler tous les problèmes relevés, notamment par la formation. Des efforts continus sont déployés pour améliorer le rendement et respecter les obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La Direction de l’AIPRP a augmenté les ressources affectées aux plaintes, créant une équipe de traitement des plaintes, composée d’un analyste principal (PM-04) et d’un chef d’équipe (PM-05). La Direction a cherché des occasions de collaborer avec le Commissariat à l’information, à tous les niveaux. L’équipe de traitement des plaintes a rencontré des représentants du CIC, afin d’établir et de renforcer les relations et d’établir une liste de priorités qui permettront au Ministère de traiter plus efficacement ses plaintes non résolues. De plus, des réunions mensuelles entre les équipes de gestion des deux organisations ont été prévues pour maintenir une communication constante entre elles.

Surveillance des délais de traitement

Le Ministère a surveillé les délais de traitement des demandes et en a assuré le suivi. Les outils utilisés à cette fin étaient les suivants :

• Un rapport sur les tâches en cours (hebdomadaire) : Ce rapport signale toutes les tâches en cours d’exécution au Ministère. Pour chaque tâche, il précise le domaine et la direction générale responsables, le type de tâche, un résumé de la demande et le nom de l’analyste désigné.
• Une discussion sur les dossiers (hebdomadaire) : Cette rencontre réunit tous les gestionnaires de la Direction de l’AIPRP. Elle constitue une occasion de surveiller l’état d’avancement de toutes les demandes en cours et de résoudre les problèmes susceptibles de nuire à leur règlement dans les délais prévus.
• Un rapport sert à surveiller le rendement des analystes et à faciliter la répartition de la charge de travail.
• Le rapport mensuel sur le rendement des directions générales a été présenté pour sensibiliser davantage les gestionnaires aux domaines ministériels qui connaissent des délais plus longs dans l’exécution des tâches liées à l’AIPRP.

Révision judiciaire

Le 18 juillet 2019, une demande de révision judiciaire en vertu de l’article 41 de la Loi sur l’accès à l’information a été déposée auprès de la Cour fédérale du Canada (T‑1170‑19 Shin Imai c. Ministre des Affaires étrangères). La demande de révision était toujours devant la Cour fédérale à la fin de la période de référence.

Incidence de la COVID-19

Le 13 mars 2020, le gouvernement du Canada a annoncé la fermeture de ses immeubles, limitant l’accès au personnel essentiel, en raison de la crise de COVID‑19. Cela a entraîné l’arrêt complet du traitement des demandes d’accès à l’information à Affaires mondiales Canada et a réduit d’au moins 4 % la production totale prévue. La mesure visant à mettre en œuvre une capacité de télétravail était déjà en cours, ce qui a permis à une petite équipe chargée de la gouvernance et de la politique en matière d’accès à l’information, ainsi qu’à une équipe chargée de la politique de protection des renseignements personnels, de continuer à travailler, tandis que tous les autres employés ont été forcés de rester à la maison sans être en mesure de s’acquitter de leur charge de travail.

Annexe A : Arrêté sur la délégation

Annexe B : Rapport statistique d’Affaires Mondiales Canada pour 2019-2020

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Affaires Mondiales Canada

Période d’établissement de rapport : 2019-04-01 au 2020-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Demandes informelles

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement. TBS/SCT 350-62

Section 2 : Motifs pour ne pas donner suite a une demande

Section 3 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Support des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

3.5.3 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

3.7.2 Demandes fermées au-dela des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 : Prorogations

4.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

4.2 Durée des prorogations

Section 5 : Frais

Section 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’au institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Section 9 : Recours judiciaire

9.1 Recours judiciaires sur les plaintes reçues avant le 21 juin 2019 et au-delà

9.2 Recours judiciaires sur les plaintes reçues après le 21 juin 2019

Section 10 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

10.1 Coûts

10.2 Ressources humaines