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Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2019-2020

Table des matières

• Introduction
  • Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Mandat de l’institution
  • Structure organisationnelle
  • Pouvoirs délégués
  • Points saillants du rapport
• Administration des demandes
  • Demandes de communication de renseignements personnels
  • Répartition des demandes traitées
  • Exceptions et exclusions
  • Traitement et communication des pages pertinentes
  • Prorogations du délai
  • Demandes de consultation reçues d’autres institutions
• Opérations internes
  • Formation et perfectionnement
  • Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées
  • Plaintes, audits et enquêtes
  • Surveillance des délais de traitement
• Administration des renseignements personnels
  • Atteintes à la vie privée
  • Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
  • Communication des renseignements personnels
  • Incidence de la COVID-19
• Annexe A : Arrêté sur la délégation
• Annexe B : Rapport statistique d’affaires mondiales canada pour 2019-2020

Introduction

Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l’exercice 2019-2020, conformément à l’article 72 de la Loi.

Remarque : Dans le présent rapport, le Ministère est désigné sous l’appellation « Affaires mondiales Canada ». Toutefois, en vertu de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, son appellation officielle demeure « Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement ».

Objet de la loi sur la protection des renseignements personnels

La des renseignements personnels confère aux citoyens canadiens et aux personnes vivant au Canada le droit d’avoir accès aux renseignements personnels qui les concernent et que détient le gouvernement fédéral. Elle régit également la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction de ces renseignements.

Mandat de l’institution

Affaires mondiales Canada est le visage du pays dans le monde. Le Ministère déploie des efforts en vue de promouvoir les intérêts politiques et économiques du Canada au sein de la communauté internationale et d’appliquer l’expérience canadienne afin de contribuer à la résolution des enjeux mondiaux.

Le mandat du Ministère, énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, L.R.C. (2013), ch. 33, art. 174, est le suivant :

• Diriger les relations diplomatiques et consulaires du Canada;
• Assurer les communications officielles entre le gouvernement du Canada, d’une part, et les gouvernements étrangers ou les organisations internationales, d’autre part;
• Mener et gérer les négociations internationales auxquelles le Canada participe;
• Coordonner les relations économiques internationales du Canada;
• Stimuler le commerce international du Canada;
• Favoriser le développement international durable et la réduction de la pauvreté dans les pays en voie de développement et fournir de l’aide humanitaire en temps de crise;
• Coordonner les orientations données par le gouvernement du Canada aux chefs des missions diplomatiques et consulaires du Canada;
• Assurer la gestion des missions diplomatiques et consulaires du Canada;
• Assurer la gestion du service extérieur;
• Encourager le développement du droit international et son application aux relations extérieures du Canada.

Le ministre des Affaires étrangères est également responsable de l’application de la Loi sur les licences d’exportation et d’importation, L.R.C. (1985), ch. E‑19, qui autorise le gouvernement à surveiller et à réglementer le passage à la frontière de certaines marchandises, et de la Loi sur les mesures économiques spéciales, L.C. 1992, ch. 17, qui autorise le gouvernement à appliquer des sanctions économiques en réponse à une menace grave pour la paix et la sécurité internationales.

Le Ministère fournit également un soutien administratif aux autres institutions fédérales qui ont du personnel à l’étranger.

Structure organisationnelle

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est chargée de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur de la Direction de l’AIPRP relève du Secrétaire des services intégrés, qui relève pour sa part du sous-ministre des Affaires étrangères.

En 2019-2020, la Direction de l’AIPRP employait 59 équivalents temps plein afin de remplir les obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pendant la majeure partie de l’exercice, le personnel de la Direction comptait jusqu’à cinq consultants et deux étudiants.

La structure de la Direction comprend un directeur, cinq directeurs adjoints, huit chefs d’équipe, un conseiller supérieur, un gestionnaire, un adjoint administratif, quarante‑quatre analystes, un administrateur de système, un coordonnateur administratif et sept commis. Cette liste englobe l’équipe de chargée de la politique et de la gouvernance en matière de protection des renseignements personnels, composée d’un chef d’équipe et de trois analystes, qui travaillent exclusivement à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle comprend également un chef d’équipe et cinq analystes affectés à l’équipe de réception des demandes, qui a été lancée initialement dans le cadre d’un projet pilote en novembre 2018. Les postes de la Direction n’étaient pas tous dotés pendant la période visée par le rapport.

Pouvoirs délégués

Conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le pouvoir du ministre peut être délégué aux sous-ministres, au Secrétaire des services intégrés ainsi qu’au directeur et aux directeurs adjoints de la Direction de l’AIPRP. Il est également délégué aux chefs de mission aux fins de la communication dans l’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi.

Points saillants du rapport

Nombre de demandes :

Durant l’exercice financier 2019‑2020, le nombre de demandes adressées au Ministère en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels a diminué de 26 % par rapport à la période de référence précédente et de 17 % comparativement à la moyenne des trois périodes de référence précédentes. Le nombre de demandes traitées par le Ministère a augmenté de 1 % par rapport à la période de référence précédente.

Taux de présomption de refus :

Le taux de présomption de refus du Ministère en 2019-2020 (c.‑à‑d. le pourcentage de demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui ont reçu une réponse après le délai prévu par la Loi) s’établissait à 45 %. Il s’agissait d’une augmentation de 16 % par rapport au taux de présomption de refus de la période de référence précédente et d’une hausse de 42 % par rapport à la moyenne des trois périodes de référence précédentes.

Dotation :

En 2019-2020, environ 10 équivalents temps plein (ETP) de la Direction travaillaient exclusivement au traitement des demandes de communication de renseignements personnels et aux politiques de protection des renseignements personnels. Ce chiffre représente une augmentation de 37 % par rapport à la période de référence précédente. Le Ministère a pris des mesures pour améliorer son rendement en dotant la Direction de l’AIPRP de ressources additionnelles.

Méthodes novatrices pour améliorer l’efficacité opérationnelle :

Pendant la période visée par le rapport, la Direction de l’AIPRP a maintenu son engagement en matière d’amélioration continue et d’innovation. Forte de la réussite des projets pilotes des années précédentes, la Direction de l’AIPRP a retenu les services d’un expert-conseil en gestion du changement pour la prestation de conseils sur la modernisation du processus. La modernisation du processus vise à rationaliser davantage les opérations de l’AIPRP, afin de s’assurer que l’innovation, qui a commencé avec la formation sur la rationalisation et le projet pilote de l’Unité de réception des demandes, se poursuive en vue d’accroître l’efficacité du Ministère pour répondre aux besoins d’information des Canadiens.

En janvier 2020, la Direction de l’AIPRP a lancé un projet pilote de télétravail au sein de ses groupes responsables des politiques d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels. En collaborant avec des collègues de l’AIPRP d’autres ministères qui avaient établi des initiatives de télétravail efficaces, la Direction a mis en œuvre une politique qui s’est révélée très utile pour adapter les opérations pendant la pandémie de COVID‑19. Grâce au projet pilote de télétravail, les équipes chargées de la politique d’AIPRP et de la politique de protection des renseignements personnels ont pu continuer de fonctionner tout en étant absentes physiquement du bureau. Le projet pilote a également permis de jeter les bases d’un projet de télétravail élargi. La Direction de l’AIPRP continue de faire des progrès vers une mise en œuvre complète des modalités de télétravail, afin de rendre compte du nouvel accent qui est mis sur le travail à domicile dans le contexte de la COVID.

Un autre projet a débuté au cours de l’exercice 2019-2020, avec postel, un service offert par Postes Canada qui permet la transmission de fichiers, y compris de gros fichiers, en toute sécurité entre des expéditeurs, jusqu’au niveau Protégé B inclusivement, pour répondre aux demandeurs. Cela devrait permettre à AMC de répondre à presque toutes les demandes de renseignements personnels et d’accès à l’information par voie électronique.

Administration des demandes

La section suivante explique les éléments clés du rapport statistique à l’intention du Secrétariat du Conseil du Trésor présenté à l’annexe B.

Demandes de communication de renseignements personnels

En 2019-2020, le Ministère a reçu 105 demandes de communication de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, 68 demandes ont été reportées de l’exercice précédent, pour un total de 173 demandes en cours.

Durant la période visée par le rapport, 110 demandes ont été traitées. Par conséquent, 63 dossiers encore actifs ont été reportés à la prochaine période de référence.

Répartition des demandes traitées

Voici la répartition des demandes de renseignements personnels reçues durant la période visée par le présent rapport :

Exceptions et exclusions

Les exceptions en vertu de la Loi les plus souvent appliquées par le Ministère pendant la période visée par le rapport relèvent des articles 26 [renseignements concernant un autre individu] (appliquée à 50 demandes) et 21 [affaires internationales et défense] (appliquée à 16 demandes).

Traitement et communication des pages pertinentes

Pendant la période de référence, le Ministère a communiqué 17 400 pages des 27 360 pages pertinentes qu’il a traitées.

Prorogations du délai

Au cours de la période de référence, le Ministère a demandé 34 prorogations en vertu de l’alinéa 15(a)i) et 9 prorogations en vertu de l’alinéa 15(a)ii).

Demandes de consultation reçues d’autres institutions

Lorsqu’une demande adressée au Ministère porte sur des dossiers susceptibles d’intéresser une autre institution, le Ministère consulte le coordonnateur de l’AIPRP de cette institution.

Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelle internationale, le Ministère a joué un rôle clé en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au nom des autres institutions du gouvernement du Canada. Plus précisément, le Ministère a consulté des gouvernements et des organismes étrangers pour le compte d’autres institutions fédérales lorsque celles-ci devaient déterminer si elles pouvaient communiquer des documents provenant de l’étranger. Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a reçu 9 nouvelles demandes de consultation en vertu de la Loi provenant toutes d’autres institutions gouvernementales fédérales. En tout, le Ministère a traité 13 demandes de consultation.

Opérations internes

Formation et perfectionnement

Pendant l’exercice 2019-2020, la Direction de l’AIPRP a continué d’offrir à ses analystes la formation et les outils nécessaires pour effectuer leur travail efficacement, notamment en veillant à ce que les ententes d’évaluation de rendement de tous les membres du personnel comprennent des plans d’apprentissage. La Direction de l’AIPRP continue d’élaborer des outils et des directives pour aider les analystes à appliquer la Loi sur l’accès à l’information et assurer l’uniformité de l’approche. Les initiatives de formation interne de la Direction de l’AIPRP comprennent également le Programme de mentorat concernant l’AIPRP et l’invitation de conférenciers de la collectivité de l’AIPRP.

La Direction de l’AIPRP a profité de son Programme de perfectionnement professionnel, qui permet au Ministère de former et de promouvoir ses propres analystes du niveau de débutant au niveau d’analyste principal. Ce programme a été très fructueux, car il a permis de résoudre des problèmes de recrutement, de maintien en poste et de planification de la relève. À la fin de l’exercice, 14 employés faisaient partie du programme et un processus de recrutement était en cours.

La Direction de l’AIPRP continue de favoriser le dialogue avec les clients internes. Au cours de la période visée par le rapport, elle a intensifié ses efforts pour répondre au désir de formation au sein du Ministère. Parmi les avantages qui en ont découlé, mentionnons l’établissement de relations entre les analystes et les experts en la matière, des possibilités d’acquisition de compétences pour les analystes du Programme de perfectionnement professionnel et des offres de formation continue dans l’ensemble du Ministère. Grâce à une plus grande sensibilisation et à l’augmentation des ressources des employés, la Direction de l’AIPRP a offert une formation à un nombre record d’agents. Au cours de la période visée par le rapport, la DCP a formé environ 80 agents de liaison et 388 experts en la matière, soit une augmentation de 235 % par rapport à l’an dernier.

En outre, pendant la période visée par le rapport, 184 employés ont suivi un tutoriel interactif en ligne sur l’AIPRP, élaboré en collaboration avec l’Institut canadien du service extérieur.

Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées

À la suite des initiatives de rationalisation menées depuis 2017-2018, des efforts ont été déployés pour favoriser un dialogue efficace entre la Direction de l’AIPRP et les experts en la matière. On a lancé une campagne sur un an qui comprenait des initiatives de sensibilisation et la présentation de statistiques utiles afin de déterminer les aspects à améliorer. Par exemple, le rapport mensuel sur le rendement des directions générales est désormais diffusé par le Secrétaire des services intégrés et englobe toutes les directions générales dont les échéances internes n’ont pas été respectées. Ce rapport a provoqué une réaction importante de la part des directions générales et une prise de conscience renouvelée quant aux délais des tâches.

L’équipe de réception des demandes n’est plus considérée comme un projet pilote. La centralisation de ses fonctions administratives a démontré ses avantages. L’équipe de réception des demandes sert également d’unité de formation et participe à l’intégration des nouveaux employés. Une fois que les nouveaux employés ont terminé leur mandat au sein de l’équipe de réception des demandes, ils sont transférés à des portefeuilles réguliers. Après cette transition, ils sont appuyés par le Programme de mentorat de la Direction de l’AIPRP, une autre initiative de rationalisation.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le groupe chargé de la politique de protection des renseignements personnels a déployé des efforts considérables pour améliorer ses pratiques de gestion de l’information. La configuration de la Gestion des cas a été adaptée et documentée afin d’améliorer la surveillance et les opérations. Le groupe a lancé une étude aux fins de l’adoption d’un nouveau logiciel destiné à faire un meilleur suivi de la correspondance. Les pratiques ont été rationalisées afin de réduire le fardeau administratif.

Dans le but d’accroître l’efficacité de la gestion des demandes des clients, le groupe chargé de la politique de protection des renseignements personnels a lancé, en collaboration avec des experts en technologie de l’information, le développement d’une nouvelle interface client. Cette interface permettra la présentation par les clients de demandes comportant des champs d’information obligatoires, afin de veiller à ce que ces demandes soient complètes, la délivrance automatique de numéros de référence et le suivi et le traitement des cas en temps opportun. Cette nouvelle interface devrait être lancée à l’automne 2020.

Le Ministère a continué d’accorder une grande importance à la sensibilisation de ses agents en ce qui concerne leurs rôles et responsabilités en matière d’AIPRP pour assurer la conformité et réaliser des gains d’efficacité.

Un projet pilote de télétravail a été mis en œuvre avec l’équipe chargée de la protection des renseignements personnels et l’équipe chargée de la politique et de la gouvernance en janvier 2020. Cela a permis aux deux équipes de demeurer pleinement opérationnelles lorsque le confinement en raison de la COVID‑19 a commencé en mars 2020.

Plaintes, audits et enquêtes

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a reçu 12 nouvelles plaintes et en a réglé 9.

Des 12 plaintes reçues au cours de la période :

• Huit (8) concernaient les retards pris pour répondre aux demandeurs;
• Trois (3) étaient des plaintes concernant la présomption de refus;
• Une (1) concernait des allégations selon lesquelles des renseignements personnels avaient été recueillis et divulgués de façon inappropriée.

Sur les neuf plaintes fermées pendant la période de référence, toutes ont été jugées fondées par le Commissariat à la protection de la vie privée et toutes étaient liées à une présomption de refus.

Le Ministère a pris très au sérieux les plaintes reçues et a réglé les problèmes ciblés, notamment grâce à la formation. La Direction avait un agent consacré au règlement des plaintes, ainsi qu’un étudiant et un chef d’équipe (à temps partiel).

Surveillance des délais de traitement

Le Ministère a surveillé les délais de traitement des demandes et en a assuré le suivi. Les outils utilisés à cette fin étaient les suivants :

Un rapport sur les tâches (en cours hebdomadaire) : Ce rapport signale toutes les tâches en cours d’exécution au Ministère. Pour chaque tâche, il précise le domaine et la direction générale responsables, le type de tâche, un résumé de la demande et le nom de l’analyste désigné.

Une discussion sur les dossiers (hebdomadaire) : Cette rencontre réunit tous les gestionnaires de la Direction de l’AIPRP. Elle constitue une occasion de surveiller l’état d’avancement de toutes les demandes en cours et de résoudre les problèmes susceptibles de nuire à leur règlement dans les délais prévus.

Un rapport sert à surveiller le rendement des analystes et à faciliter la répartition de la charge de travail.

Le rapport mensuel sur le rendement des directions générales a été présenté pour sensibiliser davantage les gestionnaires aux domaines ministériels qui connaissent des délais plus longs dans l’exécution des tâches liées à l’AIPRP.

Administration des renseignements personnels

Atteintes à la vie privée

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Ministère n’a signalé aucun cas d’atteinte substantielle à la vie privée. Il convient de souligner qu’au cours de la dernière année, le groupe chargé de la politique de protection des renseignements personnels a amélioré sa collaboration avec la Sécurité ministérielle, afin de mieux harmoniser les efforts du Ministère pour réduire au minimum les atteintes à la sécurité mettant en cause des renseignements personnels. En 2020‑2021, le groupe chargé de la politique de protection des renseignements personnels travaillera avec Sécurité ministérielle à la mise à jour du protocole actuel sur les atteintes à la vie privée, afin de clarifier les rôles et les responsabilités des deux groupes. Cela permettra également de sensibiliser davantage les employés à l’échelle du Ministère aux atteintes à la vie privée, aux incidents de sécurité et à la façon de les traiter s’ils se produisent.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Au cours de l’exercice, AMC n’a pas finalisé d’EFVP nouvelles ou révisées; toutefois, d’importants travaux ont été entrepris sur certaines EFVP. Les projets nouvellement établis sont également assujettis à une EFVP, et AMC examine les paramètres de ces initiatives en conformité avec les exigences de l’EFVP. Au cours du prochain exercice, AMC publiera en ligne des résumés d’EFVP pour toutes celles récemment terminées ou révisées.

Communication des renseignements personnels

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que « la communication des renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale est autorisée » sans consentement dans certains cas.

Au cours de l’exercice 2019-2020, le Ministère a procédé à un total de 32 communications au titre de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans six communications, le Ministère a considéré que l’intérêt public justifiait nettement une éventuelle violation de la vie privée. Toutes les autres divulgations ont été considérées comme procurant un avantage certain à la personne concernée.

Communications au titre du sous-alinéa 8(2)m)(i) :

• Sept (7) d’entre elles ont été effectuées dans l’intérêt de la sécurité publique.

Communication au titre du sous-alinéa 8(2)m)(ii) :

• Une (1) communication a été effectuée pour informer les autorités concernées de l’arrestation et de la détention d’une personne à l’étranger;
• Quatre (4) communications concernaient le fait d’avertir les autorités ou agences locales de cas se rapportant à la protection de l’enfance;
• Neuf (9) communications ont été effectuées, afin de contribuer au rapatriement d’une personne au Canada;
• Huit (8) communications ont été effectuées à l’intention de la famille, des amis, du médecin ou de l’avocat d’une personne ayant besoin d’une aide médicale;
• Trois (3) communications ont été effectuées pour informer les autorités concernées dans l’intérêt de la sécurité de la personne visée.

Au total, 32 communications ont été effectuées au titre de l’alinéa 8(2)m) pendant l’exercice 2019-2020 et 30 signalements transmis ont été transmis au commissaire à la protection de la vie privée du Canada. La Direction procède actuellement à l’envoi du reste des avis au commissaire à la protection de la vie privée du Canada concernant les communications effectuées au cours de l’exercice 2019-2020.

Incidence de la COVID-19

Le 13 mars 2020, le gouvernement du Canada a annoncé la fermeture de ses immeubles, limitant l’accès au personnel essentiel, en raison de la crise de COVID‑19. Cela a entraîné l’arrêt complet du traitement des demandes d’accès à l’information à Affaires mondiales Canada et a réduit d’au moins 4 % la production totale prévue. La mesure visant à mettre en œuvre une capacité de télétravail était déjà en cours, ce qui a permis à une petite équipe chargée de la gouvernance et de la politique en matière d’accès à l’information, ainsi qu’à une équipe chargée de la politique de protection des renseignements personnels, de continuer à travailler, tandis que tous les autres employés ont été forcés de rester à la maison sans être en mesure de s’acquitter de leur charge de travail.

Annexe A : Arrêté sur la délégation

Annexe B : Rapport statistique d’Affaires Mondiales Canada pour 2019-2020

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Affaires Mondiales Canada

Période d’établissement de rapport : 2019-04-01 au 2020-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Number of requests

Section 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Demandes fermées

2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

2.7 Présomptions de refus

2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

2.8 Demandes de traduction

Section 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autre du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Section 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

9.2 Fichiers de renseignements personnels

Section 10 : Atteintes substantielles à la vie privée

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1 Coûts

11.2 Ressources humaines