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Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information 2020-2021

Table des matières

• Introduction
  • Objet de la Loi sur l’accès à l’information
  • Mandat de l’institution
• Structure organisationnelle
• Pouvoirs délégués
• Rendement et statistiques
  • Répercussions de la COVID-19
  • Nombre de demandes
  • Taux de présomption de refus
  • Délai de traitement
  • Dotation en personnel
  • Règlement des demandes traitées
  • Prorogations
  • Consultations d’autres institutions
• Frais et coûts
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
• Plaintes, audits et enquêtes
  • Révision judiciaire
• Surveillance de la conformité
• Annexe A : Arrêté sur la délégation
• Annexe B : Rapport statistique d’Affaires mondiales Canada pour 2020-2021

Introduction

Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) pour l’exercice 2020-2021, conformément à l’article 94 de la Loi.

Le présent rapport est également préparé et déposé conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

REMARQUE : Dans le présent rapport, le Ministère est désigné sous l’appellation Affaires mondiales Canada (AMC). Cependant, son appellation légale demeure « Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement », conformément à la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement.

Objet de la Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information confère aux citoyens et aux résidents permanents canadiens, de même qu’aux sociétés et aux personnes présentes au Canada, le droit de demander l’accès à l’information et aux dossiers relevant de l’administration fédérale.

Mandat de l’institution

Affaires mondiales Canada est le visage du pays dans le monde. Le Ministère déploie des efforts en vue de promouvoir les intérêts politiques et économiques du Canada au sein de la communauté internationale et d’appliquer l’expérience canadienne afin de contribuer à la résolution des enjeux mondiaux.

Le mandat du Ministère, énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, L.R.C. (2013), ch. 33, art. 174, est le suivant :

• diriger les relations diplomatiques et consulaires du Canada;
• assurer les communications officielles entre le gouvernement du Canada, d’une part, et les gouvernements étrangers ou les organisations internationales, d’autre part;
• mener et gérer les négociations internationales auxquelles le Canada participe;
• coordonner les relations économiques internationales du Canada;
• stimuler le commerce international du Canada;
• favoriser le développement international durable et la réduction de la pauvreté dans les pays en voie de développement et fournir de l’aide humanitaire en temps de crise;
• coordonner les orientations données par le gouvernement du Canada aux chefs des missions diplomatiques et consulaires du Canada;
• assurer la gestion des missions diplomatiques et consulaires du Canada;
• assurer la gestion du service extérieur;
• encourager le développement du droit international et son application aux relations extérieures du Canada.

Le ministre des Affaires étrangères est également responsable de l’application de la Loi sur les licences d’exportation et d’importation, L.R.C. (1985), ch. E-19, qui autorise le gouvernement à surveiller et à réglementer le passage à la frontière de certaines marchandises, de la Loi sur les mesures économiques spéciales, L.C. 1992, ch. 17, qui autorise le gouvernement à appliquer des sanctions économiques en réponse à une menace grave pour la paix et la sécurité internationales, et de la Loi sur la justice pour les victimes de dirigeants étrangers corrompus, L.C. 2017, ch. 21 pour la prise de mesures restrictives à l’encontre des ressortissants étrangers responsables de violations flagrantes des droits de la personne internationalement reconnus.

Le Ministère fournit également un soutien administratif aux autres institutions fédérales qui ont du personnel à l’étranger.

Structure organisationnelle

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est chargée de l’application de la Loi, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur de l’AIPRP relève du secrétaire des Services intégrés, qui relève pour sa part du sous-ministre des Affaires étrangères.

En 2020-2021, la Direction de l’AIPRP comptait 57 équivalents temps plein (ETP) afin de remplir les obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pendant la majeure partie de l’exercice, le personnel de la Direction comptait jusqu’à trois consultants et un étudiant.

La structure de dotation de la Direction comprend un directeur, cinq directeurs adjoints, neuf chefs d’équipe, un gestionnaire, un adjoint administratif, trente-deux analystes, trois administrateurs de système, un analyste de systèmes et quatre commis.

Pour l’aider à s’acquitter de ses responsabilités relatives à l’AIPRP, on a divisé la Direction en cinq unités. Pendant la période visée par le rapport, chaque unité était dirigée par un ou plusieurs directeurs adjoints.

• L’unité opérationnelle comprend des équipes de traitement des demandes d’AIPRP, qui sont chacune sous la supervision d’un chef d’équipe. Ces équipes se composent d’analystes qui traitent et examinent les demandes d’accès, de communication de renseignements personnels et de consultation.
• L’équipe chargée de la politique de protection des renseignements personnels traite directement les questions de protection des renseignements personnels comme les atteintes à la vie privée, les plaintes au Ministère, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et les demandes de conseils en matière de protection de la vie privée.
• L’équipe chargée de la politique et de la gouvernance coordonne la modernisation du processus, les mises à jour procédurales et la formation.
• L’unité des pratiques et des systèmes opérationnels traite des demandes reçues et envoyées en l’AIPRP, fournit des services d’imagerie et du soutien technique, et est responsable d’autres tâches administratives.
• Enfin, la Direction a une équipe de traitement des plaintes qui se consacre aux plaintes existantes et qui travaille en étroite collaboration avec le Commissariat à l’information du Canada.

En vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information, les institutions qui rendent compte au même ministre peuvent s’associer pour échanger des demandes de traitement de services. En date de l’exercice 2020-2021, Affaires mondiales Canada n’a conclu aucun accord sur le partage de services.

Pouvoirs délégués

Conformément à l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information, le pouvoir du ministre peut être délégué aux sous-ministres, au Secrétaire des services intégrés ainsi qu’au directeur et aux directeurs adjoints de l’AIPRP.

Une copie de l’arrêté sur la délégation de pouvoirs signé par Affaires mondiales Canada se trouve à l’annexe A.

Rendement et statistiques

Répercussions de la COVID-19

Le confinement

Le rendement de cette année devrait être considéré dans le contexte des répercussions importantes de la COVID-19 sur les activités liées à l’AIPRP.

Depuis le 16 mars 2020, dans le but de freiner la propagation de la COVID-19, les employés d’Affaires mondiales Canada qui ne travaillaient pas sur des opérations et des services gouvernementaux essentiels aux Canadiens devaient travailler à la maison. Étant donné qu’Affaires mondiales Canada héberge ses dossiers et son logiciel de traitement des demandes d’AIPRP sur un réseau classifié accessible exclusivement à partir du bureau, et que l’AIPRP n’était pas un service essentiel désigné, le confinement a entraîné une interruption prolongée des services, laquelle a eu une incidence sur la capacité du Ministère de respecter les délais prévus par la loi. Au cours de la période de mars à juin 2020, une petite équipe chargée de la politique et de la gouvernance et une équipe de gestion sont demeurées opérationnelles à domicile et ont effectué des tâches administratives, comme aviser les intervenants et les demandeurs des retards prévus dans le respect des délais prévus par la loi.

En juin 2020, un nombre limité d’employés de l’AIPRP a obtenu l’accès à l’immeuble à titre exceptionnel, ce qui a entraîné la reprise de certains services d’AIPRP. En septembre 2020, le reste du personnel de la Direction de l’AIPRP a été réintégré au bureau et celui-ci n’était pas loin de ses capacités avant la pandémie de COVID-19, environ six mois après le début du confinement. Parallèlement, l’accès à l’immeuble demeure restreint pour les employés des bureaux de première responsabilité (BPR), ce qui a des répercussions continues sur la prestation des services.

Le 6 novembre 2020, la Direction a été intégrée au Plan de continuité des activités pour ainsi assurer la poursuite de la prestation de services d’AIPRP à l’avenir.

Occasion de changement

Bien que la pandémie ait eu une incidence considérable sur la capacité du Ministère à respecter les délais prévus par la loi, elle a également mis l’accent sur de nouvelles possibilités d’investissement et la refonte de nos processus et de nos politiques. En quelques semaines, le papier a été pratiquement éliminé; le système vieux de plusieurs décennies par lequel les BPR transmettaient leurs documents en version papier a été remplacé par un système électronique. De plus, des investissements ont été faits dans l’infrastructure de TI afin de permettre le traitement des demandes d’AIPRP non classifiées dans un système non classifié accessible à partir de la maison. Ce système non classifié est devenu opérationnel en octobre 2021. Les prochaines mesures de confinement, aussi sévères ou soudaines soient-elles, n’entraîneront pas de retards opérationnels importants dans le traitement des demandes d’AIPRP à l’endroit de renseignements non classifiés.

Pour obtenir des renseignements plus exhaustifs sur les mesures prises pour rétablir la capacité de traitement des dossiers dans le contexte de la COVID-19, veuillez consulter la section « Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives » du présent rapport.

Nombre de demandes

En 2020-2021, le Ministère a reçu 754 nouvelles demandes d’accès à l’information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, ce qui représente une diminution de 48 % par rapport à l’exercice 2019-2020 et de 49 % par rapport à la moyenne des 3 exercices précédents. De plus, 662 demandes ont été reportées de l’exercice précédent, pour un total de 1 416 demandes en cours.

Durant cette même période visée par le rapport, 520 demandes ont été traitées, soit une diminution de 59 % par rapport à l’exercice 2019-2020 et de 62 % par rapport à la moyenne des 3 exercices précédents. Cette diminution est attribuable à un rendement exceptionnellement élevé au cours de l’exercice 2017-2018 et aux répercussions de la COVID-19 au cours de l’exercice 2020-2021.

Le report de dossiers actifs à la fin de l’exercice 2020-2021 s’élevait à 896.

Taux de présomption de refus

Le taux de présomption de refus du Ministère en 2020-2021 (c.-à-d. le pourcentage de demandes d’accès à l’information qui ont reçu une réponse après le délai prévu par la Loi) s’établissait à 82 %. Cela signifie que 18 % des réponses aux demandes d’accès à l’information envoyées au Ministère ont été fournies aux demandeurs à temps. Le pourcentage de présomption de refus pour la période visée par le rapport a augmenté de 59 points de pourcentage comparativement à la période précédente.

Délai de traitement

Pendant la période visée par le rapport, le Ministère a pu fermer au total 28 demandes en 15 jours ou moins (5 %), 18 demandes en 16 à 30 jours (4 %), 14 demandes en 31 à 60 jours (3 %), 49 demandes en 61 à 120 jours (9 %), 68 demandes en 121 à 180 jours (13 %), 178 demandes en 181 à 365 jours (34 %) et 165 demandes en plus de 365 jours (32 %).

Dotation en personnel

En 2020-2021, environ 46 ETP de la Direction travaillaient exclusivement au traitement des demandes d’accès à l’information. Ce chiffre représente une baisse de 6 % par rapport à la période de référence précédente.

Règlement des demandes traitées

Sur les 520 demandes d’accès à l’information fermées au cours de l’exercice 2020-2021, 64 ont été entièrement divulguées (12,3 %), 270 ont été divulguées en partie (51,9 %), 2 ont été entièrement exemptées (0,4 %), 1 a été entièrement exclue (12,3 %), 5 ont été transférées (1 %), 112 ont été abandonnées (22 %) et 2 n’ont été ni confirmées ni refusées (0,4 %).

Prorogations

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Ministère a obtenu une prolongation pour 374 demandes. Les motifs comprennent 134 prorogations prises en vertu de l’alinéa 9(1)a) pour interférence avec les activités, 222 prorogations ont été évoquées en vertu de l’alinéa 9(1)b) pour les consultations requises et 18 prorogations ont été prises en vertu des consultations de tiers en vertu de l’alinéa 9(1)c).

Consultations d’autres institutions

Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelle internationale, le Ministère a joué un rôle clé en vertu de la Loi au nom des autres institutions du gouvernement du Canada. Plus précisément, le Ministère a consulté des gouvernements et des organismes étrangers pour le compte d’autres institutions fédérales lorsqu’elles devaient déterminer si elles pouvaient communiquer des documents provenant de l’étranger. Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a reçu 232 demandes de consultation d’autres institutions gouvernementales, ce qui représente plus de 1 952 pages, ainsi que 15 demandes d’autres organismes, soit 41 pages en tout.

Pendant cette période visée par le rapport, le Ministère a fermé 152 dossiers de demande de consultation et récupéré 8 770 pages en conséquence. Sur les demandes de consultation fermées au cours de cet exercice, il a fermé les dossiers suivants :

1   demande en 15 jours ou moins (0,7 %), 3 demandes en 16 à 30 jours (2 %), 3 demandes en 31 à 60 jours (2 %), 21 demandes en 61 à 120 jours (13,8 %), 14 demandes en 121 à 180 jours (9,2 %), 56 demandes en 181 à 365 jours (36,8 %) et 54 demandes en plus de 365 jours (35,5 %).

Frais et coûts

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable rende compte tous les ans au Parlement des frais perçus par l’institution. S’agissant des droits perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, on communique les renseignements ci-dessous conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information

Frais : 5 $

Recettes totales : 2 860 $

Frais non facturés : Pour traiter les demandes qui peuvent donner lieu à un gros volume de dossiers sur plusieurs sujets ou entraîner un chevauchement, le Ministère sépare les demandes qui existent déjà et dispense les demandeurs de frais supplémentaires. En 2020-2021, il les a dispensés de frais totalisant 910 $ pour 182 demandes.

Le coût total de l’application de la Loi sur l’accès à l’information au cours de l’exercice 2020-2021 était de 4 334 288 $. Ces coûts comprennent 3 412 279 $ en salaires et en heures supplémentaires, ainsi que des coûts de fonctionnement totalisant 812 008 $, dont 651 151 $ en contrats pour des services professionnels.

Formation et sensibilisation

La Direction de l’AIPRP a cherché à fournir aux analystes les outils et la formation nécessaires pour faire leur travail de façon efficace. Elle continue d’élaborer des outils et des directives pour aider les analystes à appliquer la Loi sur l’accès à l’information et assurer l’uniformité de l’approche adoptée. Cette année, les initiatives de formation internes ont proposé au personnel un cours de trois jours sur la Loi sur l’accès à l’information et un autre cours de trois jours sur la Loi sur la protection des renseignements personnels donnés par un spécialiste de l’AIPRP. En tout, 32 employés de la Direction de l’AIPRP se sont inscrits à ces cours de formation.

La Direction de l’AIPRP a profité de son programme de perfectionnement professionnel, qui permet au Ministère de former et de promouvoir ses propres analystes du niveau de débutant au niveau d’analyste principal. Un programme de ce type a également permis d’améliorer l’embauche, la rétention du personnel et la planification de la relève. Au cours de l’exercice, environ 16 employés ont participé au programme et un processus de recrutement était en cours. Vers la fin du présent exercice, elle a entrepris un examen du programme de perfectionnement professionnel.

La Direction de l’AIPRP a continué à travailler en étroite collaboration avec les clients internes, car eux aussi doivent s’adapter aux modifications apportées aux procédures de traitement de l’AIPRP. Pour faciliter la transition vers les nouveaux processus électroniques, elle a intensifié la formation qu’elle offre au Ministère au sens large. Les étapes initiales de l’initiative de formation étaient axées sur la formation du personnel de la Direction de l’AIPRP aux nouveaux processus. On l’a ensuite élargie pour inclure les agents de liaison en sein du Ministère. Enfin, la Direction a offert à tout le ministère une série de cours de formation accessibles ciblant les experts.

Dans le cadre de cette initiative plus large, la Direction de l’AIPRP a continué à offrir des formations à la Direction pour répondre aux besoins opérationnels de chaque groupe au sein du Ministère. En outre, la Direction a fréquemment entrepris des formations individuelles informelles lorsque les besoins immédiats se faisaient sentir.

De plus, pendant la période visée par le rapport, 106 employés ont réussi un tutoriel interactif en ligne sur l’AIPRP, élaboré en collaboration avec l’Institut canadien du service extérieur.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

En dépit des problèmes opérationnels attribuables à la pandémie de COVID-19, la Direction de l’AIPRP a maintenu son engagement en faveur d’une amélioration et d’une innovation continues. Au cours de l’exercice précédent, le Ministère a retenu les services d’un spécialiste en gestion des changements pour le conseiller sur les processus de modernisation. Afin de tirer parti de la future infrastructure de TI et des nouveaux processus électroniques, l’équipe du projet de modernisation est en train d’évaluer les processus existants, de déterminer les inefficacités et de conceptualiser les nouveaux flux de travail qui amélioreront le rendement opérationnel global de la Direction.

Afin de s’adapter au fait que la majorité des BPR privilégiée le télétravail, la Direction de l’AIPRP a impérativement converti les précédentes procédures d’attribution des tâches papier en processus électroniques. On a mis en œuvre des mécanismes d’échange de documents sur le réseau, on a mené des consultations sur les pratiques exemplaires auprès d’autres ministères, on a créé des documents et on les a communiqués aux BPR. Ces activités constituaient une étape importante dans la reprise des processus d’attribution des tâches et de consultation entre la Direction de l’AIPRP et les BPR suivant les interruptions opérationnelles au cours des premiers mois de la pandémie.

Nous avons également transformé la correspondance entrante et sortante en un processus électronique, ce qui a permis de réduire l’usage de fiches en papier et nous a amenés à répondre à la majorité de nos demandes d’AIPRP par courriel.

À la fin de l’exercice 2019-2020, la Direction de l’AIPRP a entrepris un projet pilote de télétravail avec l’équipe chargée de la protection des renseignements personnels et l’équipe chargée de la politique et de la gouvernance. Contrairement aux équipes de traitement, ce projet pilote a permis à ces équipes de demeurer pleinement opérationnelles à compter des premiers jours de la pandémie.

La Direction a également lancé un projet de TI ambitieux pour traiter à distance les dossiers sur l’AIPRP non classifiés. Ce projet comprenait de nombreuses étapes réglementaires et administratives, et l’installation de nouveaux serveurs informatiques. Bien que ce projet n’en était qu’à ses débuts lorsque le confinement du COVID-19 s’est produit, la pandémie a donné l’impulsion nécessaire pour donner priorité au projet et le rendre opérationnel avant octobre 2021.

Le processus de réception des dossiers a été restructuré. Initialement, l’unité était composée d’un chef d’équipe, de deux analystes principaux et de quatre ou cinq agents réceptionnaires. On a déterminé que le processus serait plus efficace si l’on intégrait un agent réceptionnaire dans chaque équipe de traitement. Avec cette approche, on a de moins en moins besoin de réserver un chef d’équipe et des analystes de l’AIPRP expérimentés à l’Unité de réception des demandes.

Plaintes, audits et enquêtes

Au cours de l’exercice 2020-2021, le Commissariat à l’information du Canada a reçu 51 plaintes au sujet de demandes d’accès à l’information présentées au Ministère. Les raisons des plaintes étaient les suivantes :

Pendant la période visée par le rapport, on a réglé 82 plaintes formulées à l’endroit du Ministère. Les conclusions relatives aux plaintes réglées étaient les suivantes :

La Direction de l’AIPRP a continué à exploiter une équipe consacrée à la gestion des plaintes du Commissariat à l’information du Canada. Elle sert de principal point de contact entre Affaires mondiales Canada et le Commissariat, qui continuent de travailler en étroite collaboration pour renforcer les relations et améliorer la gestion du programme d’AIPRP d’Affaires mondiales Canada.

Révision judiciaire

Le 18 juillet 2019, une demande de révision judiciaire en vertu de l’article 41 de la Loi sur l’accès à l’information a été déposée auprès de la Cour fédérale du Canada (T-1170-19 Shin Imai c. Ministre des Affaires étrangères). La demande de révision était toujours devant la Cour fédérale à la fin de la période de référence.

Le 27 novembre 2020, une demande de révision judiciaire en vertu de l’article 41 de la Loi sur l’accès à l’information a été déposée auprès de la Cour fédérale du Canada (T-1420-20 Michael Petrou c. Ministre des Affaires étrangères). Le demandeur a mis fin aux poursuites le 4 février 2021.

Surveillance de la conformité

Le Ministère a établi des procédures et des outils internes pour assurer le traitement interne des demandes d’AIPRP.

La Direction prépare un rapport statistique hebdomadaire qu’elle distribue à ses cadres supérieurs, qui effectuent le suivi du nombre de demandes reçues dont le dossier est fermé, des tendances émergentes et des statistiques sur le rendement. Il permet également de comparer la charge de travail aux taux d’avancement par rapport à l’année précédente pour déterminer les modifications apportées au traitement des demandes d’AIPRP.

En outre, on publie toutes les semaines un rapport sur les tâches actives pour déterminer toutes les tâches en cours au sein du Ministère. Il est accessible à tous les BPR, qui peuvent voir la liste de toutes les tâches ouvertes et, surtout, attirer l’attention sur les fichiers qui sont en retard.

Enfin, chaque semaine, un rapport communiqué au sein du Ministère indiquant les résumés des demandes d’accès à l’information qui seront bientôt divulguées et les documents proposés pour examen.

Annexe A : Arrêté sur la délégation

Annexe B : Rapport statistique d’Affaires mondiales Canada pour 2020-2021

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Affaires Mondiales Canada

Période d’établissement de rapport : 2020-04-01 au 2020-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Demandes informelles

Remarque : Toutes les demandes précédemment enregistrées comme étant « traitées de façon informelle » ne figureront désormais que dans cette section.

TBS/SCT 350-62

Section 2 : Refus de traiter des demandes qui sont vexatoires ou entachées de mauvaise foi ou qui constituent un abus du droit de faire une demande de communication

Section 3 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Support des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

3.5.3 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

3.7.2 Demandes fermées au-dela des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 : Prorogations

4.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

4.2 Durée des prorogations

Section 5 : Frais

Section 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’au institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Section 9 : Recours judiciaire

9.1 Recours judiciaires sur les plaintes reçues avant le 21 juin 2019 et au-delà

9.2 Recours judiciaires sur les plaintes reçues après le 21 juin 2019

Section 10 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

10.1 Coûts

10.2 Ressources humaines