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Modification : Feuille de temps des partenaires locaux

Mise à jour : 10 février 2022

Reconnaissant que les organisations bénéficiaires peuvent avoir des difficultés à gérer les feuilles de temps de certains partenaires locaux, Affaires mondiales Canada (AMC) a introduit une nouvelle alternative pour les situations où les partenaires locaux ne disposent pas d'un système de gestion du temps. AMC définit un partenaire local comme une organisation établie dans un pays bénéficiaire participant à la mise en œuvre d'un projet financé par AMC en vertu d'un sous-accord avec l'organisation bénéficiaire.

L'alternative à utiliser lorsqu'un partenaire local ne dispose pas d'un système de gestion du temps ni la capacité de gérer des feuilles de temps, est que l'organisation bénéficiaire soumette tous les documents suivants à AMC au lieu des feuilles de temps, mais sur demande écrite de AMC et/ou de son représentant autorisé :

• Registre de paie du partenaire local indiquant l'allocation du temps travaillé dans tous les projets pour chaque employé;
• Contrat de travail entre le partenaire local et chaque employé;
• Preuve du paiement intégral du salaire à chaque employé via les relevés bancaires du partenaire local;
• Preuve des paiements de retenue à la source effectués par le partenaire local pour chaque employé; et,
• Liste du grand livre du partenaire local ou autre feuille de calcul indiquant le salaire complet et les dépenses en avantages sociaux pour chaque employé.

Cette alternative ne s'applique qu'aux partenaires locaux. Pour être clair, elle ne s'applique pas aux employés locaux des organisations bénéficiaires, pour lesquels les feuilles de temps restent obligatoires.

Dans tous les cas, l'organisation bénéficiaire reste responsable de la justification du temps réel travaillé par le partenaire local de mise en œuvre et du suivi des activités de vérification continue pour assurer l'exactitude des coûts de rémunération réclamés par le partenaire local sur le projet financé par AMC, y compris avec la méthode alternative.

Cette alternative est disponible dans les nouveaux modèles d'accord de contribution de AMC depuis le 1er janvier 2022, elle est également applicable aux projets opérationnels sans nécessiter de modification à l'accord.

Une révision de cette modification sera effectuée après un an afin d'évaluer ses résultats et d'envisager d'éventuelles modifications.