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Conformité 101 pour les initiatives de développement

Contexte

Lorsqu'un accord est signé entre Affaires mondiales Canada (AMC) et une organisation partenaire pour une subvention ou une contribution au développement, l'organisation bénéficiaire doit respecter plusieurs clauses financières et exigences administratives.

Objectif

Puisque la documentation financière de l'accord est souvent longue et complexe, l'Unité de la conformité financière (UCF) d'AMC a trouvé un moyen simple de transmettre l'information et son intention sous-jacente.

Vous trouverez ci-dessous des liens vers des vidéos animées sur YouTube qui vous aideront à comprendre certaines exigences de votre accord de subvention ou de contribution. Les objectifs de ces vidéos sont les suivants :

• Sensibiliser et informer les organisations partenaires sur les clauses financières et les exigences administratives d'AMC;
• Éviter la nécessité d'ajustements futurs en cas d'audit de conformité;
• Améliorer la gestion financière des projets mis en œuvre par les organisations partenaires d'AMC.

Vidéos

1. Déterminer les différences entre un coût direct et un coût indirect.
2. Choisir des méthodologies appropriées pour l'allocation des coûts partagés et administratifs.
3. Respecter les exigences financières lors de la réception ou de l'envoi de paiements anticipés.
4. Apprendre les principes de la rémunération.
5. Comprendre les principes sur l'achat de billets d'avion lors des préparatifs de voyage.

6. Comprendre les exigences concernant les frais de voyage autorisés et les attentes relatives aux documents justificatifs.

   Plus d'information

   Conseils

   Les frais de voyage non admissibles

   • Assurances-voyage, dont celles sur mesure
   • Vaccinations, médicaments, examens ou tests médicaux
   • Frais d’accueil ou cadeaux
   • Assurance maladie d’urgence
   • Billets de transport achetés avec miles aériens
   • Frais liés à la COVID, sauf s’ils ont été spécifiquement approuvés par AMC
   • Billet de 1re classe / classe affaires
   • Frais de passeport
   • Rémunération pour le temps de déplacement et d’attente pour obtenir un visa

   N’oubliez pas

   Pièces justificatives et considérations clés - Billets d’avion

   • Formulaire d’approbation de l’organisation attestant la pré-autorisation du voyage
   • Billets d’avion et facture justifiant le coût déclaré et indiquant le tarif payé
   • Rapport de frais de voyage et autres documents (ex. passes d’embarquement, facture d’hôtel originale) corroborant que le voyage a été effectué
   • Documents d'achat attestant que le tarif le plus bas en classe économique a été choisi

   Pièces justificatives et considérations clés - Autres frais de voyage

   • Tous les taux de conversion utilisés pour les frais encourus en devises étrangères doivent être divulgués
   • Les reçus et factures d’hôtels et autres dépenses doivent être jointes au rapport de frais et corroborer les dates et le nombre de jours réclamés pour les indemnités de repas et de faux frais
   • Les voyageurs en mission de longue durée doivent se conformer à la directive sur les affectations à l’étranger
   • Le rapport de frais de voyage standard doit indiquer le nom du voyageur, l’objet et le lieu du voyage, et détailler les tarifs des repas et faux frais, le kilométrage réclamé pour les véhicules privés, l’hébergement, etc
7. 
   Comprendre les principes et offrir un survol des coûts admissibles de la directive.

À propos de l'Unité de la conformité financière

En plus de gérer l'audit et la conformité des accords de subvention et de contribution, l'UCF est également responsable des activités de renforcement des capacités financières (ARCF). Voici plusieurs services à valeur ajoutée qu'elle offre aux organisations partenaires :

• Des conseils sur les conditions financières de leurs accords;
• Un soutien au renforcement de leurs systèmes d'information financière et de leurs contrôles internes pour une bonne gestion financière des projets;
• Une orientation sur l'augmentation de leur capacité à produire des rapports financiers qui répondent aux exigences d'AMC;
• Des conseils pour accroître leur capacité à respecter les exigences administratives dans leur gestion de l'accord;
• Une rétroaction sur la conformité et l'admissibilité de leurs dépenses.

Contactez-nous

Veuillez soumettre vos suggestions de sujets que vous souhaiteriez voir figurer dans les prochaines vidéos à l'UCF à CFO-FCU@international.gc.ca

Information connexe

• Politiques financières pour l'aide au développement international
• Directives concernant les éléments de coût admissibles pour les projets de développement
• Formulaires d'Affaires mondiales Canada