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Politiques et lignes directrices administratives régissant l’accréditation des représentants étrangers

Date plus récente des changements : 10 juillet 2017

1. Énoncé de politique et objectif

Le ministère des Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada (MAECD) est chargé de diriger toutes les relations diplomatiques et consulaires du Canada et toutes les communications officielles entre le gouvernement du Canada, d’une part, et les gouvernements étrangers ou les organisations internationales, d’autre part. Dans ce contexte, le Bureau du protocole du MAECD a pour mandat de gérer les services et les programmes offerts au Corps diplomatique, y compris les services d’accréditation, conformément aux lois et aux règlements internationaux et intérieurs, tout en assurant la liaison avec d’autres autorités fédérales et provinciales qui aident les missions diplomatiques et les organisations internationales à remplir leurs fonctions.

La politique du gouvernement du Canada qui consiste à faciliter le séjour au Canada des représentants étrangers vise ce qui suit :

• clarifier le rôle, les attentes et les procédures du Bureau du protocole concernant les questions d’accréditation;
• aider les missions diplomatiques et les organisations internationales à gérer leur observation des lois, des règlements et politiques du Canada;
• relier les missions diplomatiques et les organisations internationales à d’autres ressources pertinentes.

2. Définition et abréviations

Les définitions suivantes s’appliquent à la présente politique :

2.1 « Acceptation » : le visa autocollant apposé par le Bureau du protocole du MAECD sur le passeport d’un représentant étranger et des membres accrédités de sa famille, à titre de preuve d’accréditation.

2.2 « Représentants étrangers » : les personnes visées par des ententes bilatérales ou multilatérales, qui sont en poste au Canada et affectées à des missions diplomatiques, à des postes consulaires ou officiels en vertu de la Loi sur les missions étrangères et les organisations internationales (LMEOI). Sont aussi inclus les employés en poste au Canada du Bureau économique et culturel de Taipei (BECT) et de la Délégation générale palestinienne (DGP) auxquels l’accréditation de courtoisie a été accordée.

2.3 « Carte d’identité » : la pièce d’identité avec photo (portant le préfixe D, C, J ou I) délivrée par le Bureau du protocole du MAECD comme preuve de l’accréditation d’une personne.

2.4 « MTO » : le ministère des Transports de l’Ontario.

2.5 « Région de la capitale nationale » : au sens de la Loi sur la capitale nationale, le siège du gouvernement du Canada et la région environnante comportant une partie des provinces d’Ontario et du Québec.

3. Procédures avant l’arrivée en poste

Les représentants de pays exigeant un visa qui viennent au Canada pour y assumer leurs fonctions diplomatiques ou officielles doivent obtenir le visa de résident temporaire (VRT) approprié. Les ressortissants de pays dispensés du visa devraient néanmoins obtenir un VRT. Cela facilitera leur entrée aux points d’entrée canadiens et assurera le bon déroulement de la procédure à l’arrivée, ce qui diminue les risques d’incidents fâcheux.

Les VRT sont, pour les agents des services frontaliers du Canada, la seule indication que le titulaire a droit, selon le Canada, aux privilèges et aux immunités diplomatiques, consulaires ou officielles, et qu’il est reconnu en vertu de la LMEOI.

Les attachés militaires ne doivent pas présenter une demande de visa ni entrer au pays si le Canada n’a pas consenti à leur nomination. Pour de plus amples renseignements concernant la nomination des attachés militaires, navals et de l’air, consulter les Lignes directrices sur la nomination des attachés militaires et de défence.

Le Ministère, sans avoir à motiver sa décision, pourrait exiger à ce que certaines missions demandent le consentement avant de ne créer un nouveau poste au sein de leur représentation et d'y affecter un agent permutant. Le cas échéant, le Ministère communiquera ses attentes directement à la mission.

4. Durée des affectations bilatérales au Canada

Le Ministère a noté que la grande majorité des États d’envoi déploie leurs employés en affectation au Canada pour des périodes de deux à cinq ans. À cet égard, le Ministère continuera d’accorder une accréditation aux diplomates bilatéraux, aux membres de leur personnel administratif et technique ainsi qu’aux membres du personnel de service, en se fondant sur le principe que ceux-ci sont permutés régulièrement et que nul n’est déployé pour des périodes prolongées ou indéfiniment. Dans le cas des représentants étrangers dont l’affectation est prolongée au-delà de la période notionnelle de cinq ans et, par souci de clarté, le Ministère pourrait présenter une demande de confirmation du prolongement de l’affectation en faisant parvenir une Note directement au Ministère des Affaires étrangères de l’État d’envoi.

5. Nouvelles arrivées et nouvelles nominations

Conformément à l’article 10 de la Convention de Vienne sur les relations diplomatiques, de l’article 24 de la Convention de Vienne sur les relations consulaires ainsi que des divers accords de sièges, les nouvelles arrivées ainsi que les nouvelles nominations de missions, d’organisations internationales et d’autres bureaux, doivent être communiquées au Bureau du protocole du MAECD par voie d’une Note ou d’une lettre contenant les renseignements suivants :

• le nom et le titre de la personne nommée;
• la date de l’arrivée initiale;
• le point d’entrée au Canada;
• le mode de transport (avec itinéraire détaillé);
• le nom des membres de la famille accompagnant la personne nommée;
• le nom de la personne remplacée, ou indication qu’il s’agit d’un nouveau poste;
• les renseignements sur les employés en affectation temporaire (un an ou moins) doivent comprendre la durée exacte de l’affectation ainsi que le titre ou la désignation appropriée de l’employé en question et communiquer sa fiche d’inscription remplie (trois mois et plus). Dans les circonstances, le conjoint et les personnes à charge accompagnant ledit employé peuvent ne pas être considérés, aux fins de l’accréditation, comme « membres de la famille faisant partie du ménage ».

Pour de plus amples renseignements concernant les désignations, veuillez consulter la Note circulaire XDC-1760 en date du 30 octobre 1997, Désignations : les titres diplomatiques et consulaires acceptables.

S'agissant de la nomination et de l'accréditation des représentants non-résidents, veuillez consulter la Note circulaire XDC-0708 du 1er août 2008.

6. Exigences concernant l’obtention de l’acceptation diplomatique et de la carte d’identité après l’arrivée initiale

Les demandes d’acceptation diplomatique et de carte d’identité doivent être présentées selon la procédure suivante :

• Pour chaque représentant étranger, conjoint et personne à charge admissible titulaire d’un passeport, deux (2) copies du formulaire EXT-231 (Version PDF, 1 Mo)^{Notes de bas de page *} fiche d’inscription doivent être remplies et dûment signées par le requérant et le chef de mission ou un agent diplomatique dûment autorisé par le chef de mission et tel que confirmé dans une Note à l'intention du Ministère;
• Les enfants dont le nom figure sur le passeport d’un des parents peuvent être inscrits sur le formulaire d’inscription de ce parent;
• Les domestiques privés et les membres du personnel de service doivent être présentés au moyen d’une Note distincte;
• Copie obligatoire de la page du passeport contenant le nom légal et celle du numéro de passeport pour chaque propriétaire du document de voyage;
• Deux (2) photos format passeport (Spécifications des photos)doivent être présentées pour chaque adulte, chaque personne à charge et chaque domestique privé;
• Il faut présenter une carte avec spécimen de signature (Spécifications des spécimens de signature) pour chaque adulte, chaque personne à charge de seize ans ou plus et chaque domestique privé;
• Il faut présenter le curriculum vitae (avec dates des antécédents professionnels et mention des études) de chaque agent diplomatique, fonctionnaire, consulaire, membre du personnel administratif et technique, et employé consulaire;
• Pour obtenir un permis de conduire de l’Ontario, les membres du personnel qui résident du côté ontarien de la région de la capitale nationale doivent présenter au Ministère une photocopie de leur permis de conduire étranger valide (le ministère des Transports de l’Ontario n’accepte pas le permis de conduire international) ainsi qu’une photocopie d’une traduction officielle de ce document (sur papier portant en-tête de l’ambassade) s’il est rédigé dans une langue autre que le français ou l’anglais. L’original du permis de conduire et la traduction officielle (sur papier portant en-tête de l’ambassade) ainsi qu’une photocopie du permis de conduire valide doivent être présentés en personne aux autorités du ministère des Transports de l’Ontario.
• Concernant la délivrance de plaques d’immatriculation diplomatiques, une demande d’autorisation doit être présentée au Bureau du protocole, à l’aide d’une note, avec spécifications du véhicule, marque, modèle, numéro d’identification du véhicule (VIN) par les membres du personnel qui habitent la région de la capitale nationale et ont le statut de résident en Ontario. Pour des renseignements sur les plaques d’immatriculation, veuillez consulter les Lignes directrices sur la délivrance de plaques d’immatriculation aux représentants étrangers.

Pour des renseignements concernant l’accréditation des membres de la famille admissibles, consultez la Note circulaire XDC-3196 du 12 novembre 2004, Accréditation des époux et conjoints non-mariés, ainsi que la Note circulaire XDC-0643 du 25 avril 2005, Accréditation : accréditation au titre de membres de la famille immédiate des représentants étrangers.

Pour des renseignements concernant l’emploi des domestiques privés, consultez la Note circulaire XDC-2494 du 29 décembre 2009, Domestiques privés : politique, procédures et formulaire d’entente contractuelle.

Pour des renseignements concernant l’accréditation du personnel de service, consultez la Note circulaire XDC-0531 du 27 avril 2005, Personnel de service : la politique sur l’accréditation des membres du personnel de service.

7. Reconnaissance du statut et des pouvoirs des représentants étrangers

La LMEOI impose au gouvernement du Canada des obligations et des objectifs particuliers.

S’il compte sur la collaboration des provinces, notamment en ce qui concerne les privilèges à l’exonération fiscale, à l’éducation et à l’immatriculation automobile, le Ministère tient néanmoins à souligner que la transmission des avis de nomination aux bureaux provinciaux du Protocole ne signifie pas que les privilèges et les immunités prévues à la LMEOI ont déjà été accordés.

Pour plus de sûreté concernant l’octroi des privilèges et immunités, le Ministère recommande fortement que les demandes d’accréditation des nouveaux représentants étrangers soient présentées immédiatement à l’arrivée. Le Ministère estime qu’il pourra ainsi mieux s’acquitter de ses obligations internationales. En outre, cette mesure lui permettra d’assurer plus rapidement la liaison avec les bureaux provinciaux du Protocole, et d’établir plus facilement le titre et le niveau d’immunité des personnes concernées.

8. Transferts

Le Ministère reconnaît que si un fonctionnaire consulaire doit être promu, de façon temporaire ou permanente, à un poste de mission diplomatique au cours de son affectation, la mission concernée doit demander que l’acceptation du fonctionnaire soit modifiée de consulaire (C) à diplomatique (D), conformément à la Convention de Vienne sur les relations diplomatiques.

De même, et compte tenu de la Note circulaire XDC-0650 du 11 avril 2003 du Ministère, les noms des agents diplomatiques qui sont transférés à un poste consulaire et ne résident donc plus dans la région de la capitale nationale doivent être communiqués au Ministère avec promptitude, afin que les modifications appropriées à l’acceptation et au niveau d’immunité soient apportées.

9. Nomination d'un représentant étrangers accrédité en qualité de représentant d'un État membre auprès de l’Organisation de l’aviation civile internationale (OACI) à Montréal

Veuillez consulter la .

10. Période de validité des acceptations et des cartes d’identité

Le Ministère délivre normalement des acceptations et des cartes d’identité valides durant trois (3) ans, en veillant à ce que cette période n’excède pas la date d’expiration du passeport. Les missions diplomatiques qui savent à l’avance qu’une nomination ne durera pas plus de trois (3) ans sont priées d’en informer le Ministère, de manière que la période de validité de l’acceptation et de la carte d’identité soit modifiée en conséquence.

S'agissant des enfants à charge âgés de 19 à 25 ans, le Ministère leur délivrera une acceptation dont la durée sera déterminée conformément à la Note circulaire XDC-1262 du 13 juillet 2010.

11. Utilisation acceptable de la carte d’identité

Veuillez consulter la Note circulaire XDC-0625 en date du 3 avril 2009, L’utilisation autorisée de la carte d’identité du Bureau du protocole.

12. Normes de service

Les représentants étrangers nouvellement arrivés et ceux dont l’acceptation ou la carte d’identité ont expiré s’attendent maintenant à un traitement rapide de leur demande d’accréditation. Tout en reconnaissant cette réalité, le Ministère a fixé à vingt (20) jours ouvrables la période requise en l’occurrence, compte tenu du nombre de demandes à traiter; ce délai lui permet aussi de procéder aux vérifications nécessaires et de gérer équitablement le processus.

Le Ministère peut offrir un service accéléré si les circonstances le justifient, moyennant présentation d’une justification écrite (par voie d’une Note ou d’une lettre) par la mission concernée (signée par le Chef de mission) et l’organisation internationale. La justification pourrait être, par exemple, un déplacement lié au travail, un problème familial urgent ou tout autre engagement jugé essentiel. Ce genre de situation ne comprend pas les congés personnels.

En outre, comme le permis de conduire étranger peut être utilisé jusqu’à soixante (60) jours après l’arrivée au Canada, le Ministère ne considérera pas comme urgente la délivrance d’un certificat d’admissibilité aux représentants étrangers nouvellement arrivés.

13. Prorogation des acceptations

Les demandes de prorogation ou de renouvellement des acceptations doivent être présentées au plus tard quatre (4) semaines avant la date d’expiration, par voie d’une Note ou d’une lettre, au Bureau du protocole du MAECD. Ces demandes doivent être accompagnées de la carte d’identité, d’une photographie récente (selon les directives données dans la Note circulaire XDC-2258 du 24 octobre 2006), d’une attestation d’études à plein temps dans le cas des enfants accrédités âgés de 19 ans et plus, ainsi que du passeport valide de chaque requérant. Tous les membres de la famille admissibles et accrédités sont tenus de présenter leur demande de prorogation en même temps que celle de l’employé.

En vertu de la politique sur la , la demande de prorogation présentée par l’ambassade doit comprendre la déclaration obligatoire de toute naissance au cours de la période d’accréditation prenant fin. En veillant ainsi à la conformité avec l’esprit et la lettre de ladite politique tout au long du cycle d’affectation, l’État d’envoi contribue à atténuer les risques d’obtention frauduleuse de passeports canadiens.

La date d’expiration du passeport sera le principal facteur pris en compte au moment de déterminer la période de validité qui figurera sur l’acceptation. Ainsi, le Ministère ne délivrera aucune acceptation dont la date d’échéance sera postérieure à celle du passeport. Dans les circonstances, la personne concernée devra demander une prorogation de son acceptation, après avoir renouvelé son passeport.

Le Ministère ne peut accélérer la prorogation ou le renouvellement des acceptations des cartes d’identité déjà expirées. Dans les circonstances, il pourrait demander que la personne dont l’acceptation ou la carte d’identité n’est plus valide soit officiellement présentée au Bureau du protocole, selon la procédure suivie lors de son arrivée au Canada.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la Note circulaire XDC-0462 du 12 mars 2010, concernant les acceptations officielles et diplomatiques expirées (autocollant apposé sur le passeport) et les cartes d’identité correspondantes.

14. Congés prolongés à l'extérieur du Canada, fins d’affectation et départs définitifs

Les chefs de mission, des organisations internationales et des autres bureaux de représentation spéciaux sont au devoir de veiller à la présence continue au Canada de tous les effectifs accrédités et de leurs accompagnants (y compris les domestiques privés) et d’aviser le Ministère sans délai de tout changement au statut de ces mêmes personnes, tels que les congé prolongés à l'extérieur du pays, les fins de fonction et les départs définitifs.

Exigences particulières :

1. À propos des congés prolongés à l’extérieur du pays

En cas de congé prolongé (c.-à-d., de trois mois et plus) à l’extérieur du Canada, il est obligatoire de fournir les renseignements suivants par voie de note ou de lettre adressée au Bureau du Protocole :

• Nom et titre
• Durée exacte du congé, en précisant la date de retour
• Type de congé ou raison du congé
• Noms des membres de la famille et du domestique privé qui accompagnent l’employé

2.     Fins de fonction et départs définitifs

En cas d'avis de fin de fonction et de départ définitif, il faut obligatoirement fournir les renseignements suivants moyennant une note ou une lettre adressée au Bureau du Protocole, accompagnée des cartes d’identité :

• Nom et titre
• Date exacte du départ
• Port de départ
• Moyen de transport, y compris l’itinéraire détaillé de chaque personne
• Noms des membres de la famille et du domestique privé qui accompagnent l’employé à son départ
• Nom des membres de la famille qui restent au Canada et précision de leur nouveau statut
• Nom du successeur (le cas échéant)

Les documents d'accréditation ne doivent pas servir à demeurer au Canada ou à y entrer de nouveau lorsque les fonctions dun représentant étranger ont cessé.

Si la mission, l’organisation internationale ou un autre bureau de représentantation spécial spécial n’a pas reçu  les cartes d’identité de l’employé au moment du départ, il doit tout de même envoyer l’avis de départ ainsi que le motif du retard dans la remise des cartes d’identité.

3. La question du séjour au Canada après la fin d’une affectation

Aussi, si le représentant étranger et les membres de sa famille accrédités ont obtenu un nouveau statut auprès d’Immigration, réfugiés et citoyenneté Canada (IRCC), la mission, l’organisation internationale ou le bureau de représentation spécial doit en informer immédiatement le Bureau du Protocole. Cette mesure est également valide pour les membres de la famille accrédités qui ne se qualifient plus comme faisant partie du ménage, y compris les domestiques privés, ou qui ont obtenu un nouveau statut auprès d’IRCC.

Les renseignements suivants doivent être fournis par voie de note ou de lettre adressée au Bureau du Protocole accompagnés des cartes d’identité.

• Nom et titre
• Nouveau statut
• Date exacte de l’obtention du nouveau statut
• Noms des membres de la famille qui accompagnent l’employé, en précisant leur nouveau statut.

4. La remise des documents

Cartes d’identité

Il est impératif que toutes les missions, les organisations internationales et les autres bureaux des représentation spéciaux veillent à remettre toutes les cartes d’identité émises par le Ministère à la suite d’un départ ou de tout changement de statut.

Les cas de non-conformité pourraient entraîner la suspension ou même l’arrêt de la production de cartes jusqu'à la résolution de ces cas.

Plaques d’immatriculation délivrées par le ministère des Transports de l’Ontario

Dans la province de l’Ontario, les plaques d’immatriculation CD, CC, XT et XO doivent être retournées directement au ministère des Transports de l’Ontario.

La non-conformité aux exigences qui précèdent à l’intérieur de la période prescrite pourrait constituer un abus des privilèges et des immunités de la part de personnes qui n’y ont plus droit.

15. Autres facteurs

Le Ministère est tenu d’informer les bureaux provinciaux du Protocole des nouvelles nominations consulaires, et de leur fournir la liste des fonctionnaires consulaires ayant terminé leur affectation et quitté le Canada. Cela se fait normalement chaque mois.

16. Spécifications des photos

Veuillez consulter la Note circulaire XDC-2258 du 24 octobre 2006, Exigences concernant la présentation des photographies lors d’une demande d’accréditation ou d’une demande de prorogation de l’acceptation.

17. Spécifications de la carte de signature et du spécimen de signature

Veuillez consulter la Note circulaire XDC-2456 du 24 octobre 2006, Lignes directrices concernant les spécimens de signature pour la nouvelle carte d’identité.

18. Réciprocité et traitement plus favorable

La présente politique ne saurait en aucune façon être interprétée de façon à empêcher le Canada d’en restreindre l’application, dans le respect du principe de réciprocité ou d’accorder un traitement plus favorable que celui qui y est décrit, conformément aux arrangements ou accords en matière d’emploi, conclus selon le principe de la réciprocité.

19. Demande d’informations

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’interprétation et l’application de la présente politique, les missions diplomatiques, les organisations internationales et les autres bureaux établis au Canada sont priés de communiquer avec les personnes suivantes du Bureau du protocole du MAECD :

Gestionnaire, Accréditation et registraire
343-203-2983

Directeur adjoint, Privilèges, immunités et accréditation
343-203-3021